Synkronisering af e-mail henviser til processen med at sikre, at det samme sæt e-mails er tilgængeligt og opdateret på tværs af flere enheder eller e-mailklienter. Det indebærer at etablere en problemfri forbindelse mellem e-mailserveren og de enheder, der bruges til at få adgang til e-mailkontoen, såsom smartphones, tablets, computere eller webbaserede e-mailklienter.
Når e-mailsynkronisering er aktiveret, afspejles enhver handling, der udføres på en enhed, såsom læsning, sletning eller flytning af e-mails, på alle andre enheder, der er forbundet til den samme e-mailkonto. Denne synkronisering sikrer, at brugerens e-mailoplevelse forbliver ensartet, uanset hvilken enhed de bruger.
E-mailsynkronisering bygger på en protokol, der kaldes IMAP (Internet Message Access Protocol) eller Exchange ActiveSync (EAS). IMAP er den mest almindeligt anvendte protokol, der giver e-mailklienter adgang til og mulighed for at manipulere e-mails, der er gemt på en ekstern e-mailserver. EAS er på den anden side en Microsoft-udviklet protokol, der er specielt designet til at synkronisere e-mail, kontakter, kalendere og andre data mellem servere og enheder.
Synkroniseringsprocessen involverer flere vigtige trin. For det første opretter e-mailklienten en forbindelse til e-mailserveren ved hjælp af den relevante protokol. Denne forbindelse gør det muligt for e-mail-klienten at hente e-mail-headerne, som indeholder vigtige oplysninger om hver e-mail, såsom afsender, emne og tidsstempel. E-mailklienten henter derefter det fulde indhold af de valgte e-mails fra serveren.
Når e-mailene er downloadet til klientenheden, sendes alle ændringer, der er foretaget i e-mailen, såsom at markere den som læst, flytte den til en anden mappe eller slette den, tilbage til serveren. Serveren opdaterer derefter sine poster i overensstemmelse hermed og sikrer, at ændringerne afspejles på tværs af alle enheder, der er forbundet til kontoen.
E-mailsynkronisering giver brugerne mange fordele. Det giver sømløs adgang til e-mails fra forskellige enheder, hvilket sikrer, at man aldrig går glip af vigtige beskeder. Hvis en e-mail f.eks. læses på en smartphone, vil den også blive vist som læst på brugerens computer. Denne synkronisering omfatter også andre e-mail-relaterede aktiviteter, såsom at skrive, besvare eller videresende beskeder. Alle ændringer i postkassestrukturen, som f.eks. oprettelse af mapper eller organisering af e-mails i kategorier, synkroniseres også på tværs af enheder.
Desuden giver e-mail-synkronisering en pålidelig backup-mekanisme. Da e-mails gemmes på serveren, kan brugeren stadig få adgang til sine e-mails fra en anden enhed, selv hvis en enhed går tabt eller ikke fungerer korrekt. Denne redundans sikrer, at kritisk information ikke går tabt og nemt kan gendannes.