ミーティング予約メールの書き方 (+8 テンプレート)

ヒント：スケジュール会議依頼メールをリストに送る前に（特にコールドメールでは）、正しい人に送っているかどうかを確認したいでしょう。そのため、以下をお勧めします。 電子メールの検証 を、バウンサーを先にして。

#1 説得力のある件名を書く

良い件名は、クリエイティブで魅力的であると同時に、ミーティング依頼メールの内容を示唆するものであるべきです。

例えば、ビジネスミーティングへの招待状を持って誰かに連絡を取る場合、次のように考えてください。コーヒーを飲みながら相談しましょう。"また、より魅力的な件名が必要な場合は、次のように試してみてください："実際に会って話をする準備はできていますか？".メールでのミーティング招待は難しいものですが、最も効果的なミーティング依頼メールは、件名からすべてが始まることを示しています。
 

 
短く、甘く、ポイントを押さえた件名は、あなたのメッセージを確実に伝えるために常に最適です。追加 9文字以内、60文字以内 を使うと、開封率と反応率が最も高くなります。ですから、どのような件名を使うにしても、読者にメールを開いてもらい、できれば読者の悩みをすぐに解決できるような、明確で簡潔な件名を書きましょう。

#2 状況に応じて適切なあいさつをする

ミーティング依頼メールを書くときは、状況に合わせた文体にすることがポイントです。メールでミーティングを予約することで、実際のミーティングのトーンが決まります。

気の置けない同僚に手紙を書くなら、これは社内コミュニケーションです。遊び心があり、ユーモアがあり、カジュアルなトーンで軽快に書くことができます。一方、フォーマルなビジネスシーンでクライアントや関係者にミーティングメールや依頼を送る場合は、敬意とプロフェッショナリズムを示す言葉を使いましょう。
 

 
そのヒントがここにあります： 受信者を個人的に知らない場合は、その人についてもっと調べるようにしましょう。今ではほとんどの人がLinkedInを利用しているので、ほんの数秒で相手のことを調べることができ、より効果的なミーティング依頼メールを作成することができます。

相手が誰なのか、正確な役職は何なのかを確認する。スペルミスがないよう、会社名を2度確認すること。これは、ミーティング依頼メールのテンプレートを使用する際に非常に重要です。

相手の名前で挨拶することで、最初からよりパーソナルな関係を築くことができます。などの肩書きは避けましょう。 卿 或いは 奥様 何としてでも

#3 望むことを明記し、曖昧にしない

適切な紹介文は、通常、面談依頼メールを書く際の最大の難関です。その後、読み手の時間を無駄にしたくありません。本題に入り、何について書いているのかを述べましょう。数センテンスで、なぜあなたが連絡を取っているのか、そしてあなたのミーティング依頼は何なのかを説明しましょう。
 

 
受信者の脇道にそれないようにする - ミーティングの詳細に直行する。ミーティングのトピックを指定する（ミーティングのアジェンダを記載することもできます。）例えば、「5月7日（火）10:00AMに、今後のマーケティング・キャンペーンについて打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。以下がミーティングのアジェンダです。

また、簡単なチャットやオンラインミーティングなど、どのようなタイプのミーティングを意図しているのかを明記することも忘れないでください。

#4 受け手が得られる価値について説明する。

ほとんどの場合、アポイントメントを設定した人は、ミーティングを実現させることのほうを気にしています。だからこそ、相手を励まし、なぜ一日のうちの時間を割いてまであなたと会う必要があるのかを説明する必要があるのです。

もし彼らが会うことに同意したら、どのような利益を得ることができるだろうか？今後、どのような課題の解決に貢献し、会議の議題にできるか？

例えば、提供することができます：

• a 自由 貴重な道具のデモ
• その人の問題解決に役立つ（例：有料広告のパフォーマンスを最大化する等）
• アイディアの共有ができる環境
• ソリューション・ファインディング・ブレスト

このようなメリットと期待される目標達成度をミーティング依頼のEメールで強調することで、Eメールで予定されているミーティングを優先させる動機付けができます。

また、ロジスティックなミーティングの詳細を省かないことも重要だ。誰が出席するのか？ミーティングの所要時間は？このような情報を前もって提供することで、簡単な話し合いに参加する価値があるかどうかを判断するのに必要なすべての情報を提供することができる。

#5 複数のミーティング時間を提供する

待ち合わせのスケジュールを立てるときは、ミーティング依頼メールに複数のミーティング時間を提示しましょう。そうすることで、お互いの都合が合うミーティング時間を見つけることができるだけでなく、あなたの柔軟性と同僚の親愛なる好みを尊重していることを示すことができます。

以下は、好意的な反応を引き出すことができるEメールのサンプルです：

また、現地時間も考慮しましょう。他の地域の人とスケジュールを調整する場合は、ミーティングの約束を取り付けるタイムゾーンを相手が知っていることを確認してください。

時間帯を知らせることは、ミーティング依頼メールを書く上で非常に重要なことです。重要なミーティングを朝の4時に予定していることを把握できなければ、どうやって相手の苦痛を解決できるでしょうか？全員の都合を考えてミーティングのスケジュールを組みましょう。

#6 会議の確認のため返信を求める

ミーティング依頼のメールに返信が必要かどうか、前もって明確にしておく（"ご意見をお聞かせください"）、必要なときに。押しつけがましくなったり、要求したりしないこと。その代わり、お互いの時間を尊重し、感謝の気持ちを示すこと。

また、確認書の送付を依頼することで、日付、適切な時間、会議スケジュールなどの詳細を再確認し、会議室の予約（正式な会議には不可欠）を確認することができます。

そのヒントがここにあります： また、プロセスを自動化し、会議の招待メールと一緒にカレンダーリクエストを送信することもできます。この目的で使えるさまざまなツールがあります。Googleカレンダーなど、その多くはこの機能を内蔵しています。時間を節約し、関係者全員にとってオフラインやオンラインミーティングのスケジューリングを容易にするのに役立ちます。

#7 会議の日程調整のため、次のメールで必要なフォローをする。

誰かに会いたいとメールを送ったのに、その後数週間沈黙が続いたことはありませんか？これはプロフェッショナルなコミュニケーションとは言えませんが、あなたの受信者はおそらくあらゆる種類のミーティング依頼メールを受け取っているでしょうし、忙しくて最初のメールに返信できないかもしれません。

プロフェッショナルなEメールで返事をもらい続けるのは、いつも簡単なことではありません。迅速なミーティングの設定に遅れが生じないよう、またすべての関係者に連絡が行き届くよう、リマインダーでフォローアップするのがベストだ。

フォローアップメールの効果は過大評価することはできません - 返信率は最初のミーティング依頼メールよりも40%高くなることさえあります.

メール追跡ツールを使って、メッセージが読まれたかどうか、アクションがなかったかどうかを確認しましょう。これは、ミーティング依頼のメールを何通も送り続け、ミーティングのスケジュールを立てるためにすべての会話を把握するのが難しい人に特に役立ちます。

良い知らせです。率先してフォローアップメールを送ることで、ミーティングの依頼がうやむやにされることはありません。重要な詳細を繰り返したり、詳細なアジェンダを送ったり、相手の都合のいい時間を探したりすることができます。

ビジネスメールの書き方について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください： B2BマーケティングEメールガイド - 効果的なもの、そうでないもの.

#8 お好きなスケジュール管理ツールへのリンクを追加する

ミーティングに適した時間を見つけることは、適切な雑用になり得る。見込み客のスケジュールはあなたと異なるので、メールでミーティングを依頼するときは、相手に選択権を与えるべきだ。

コールドミーティングの依頼メールをより良いものにするための様々なツールがある。例えば、Calendly。 

このツールを使って、見込み客に1対1のミーティングが可能なすべての時間を提供することができます。見込み客はあなたのオンラインカレンダーにアクセスし、自分の都合の良い時間を選ぶことができます。

Calendlyのようなアプリは、Google MeetやZoomのような他の人気のある会議ツールとリンクしているので、新しい会議が予約されるたびにメールアドレスに通知が届きます。

商談依頼メールテンプレート

同僚や見込み客、ビジネスパートナーと会うために完璧なミーティング依頼メールを書く場合でも、ミーティング提案のためにこれらの既成メールテンプレートを使うことができます。

Ps.これらのミーティング依頼メールのサンプルは、あなたのニーズや送りたいミーティングの種類に合わせて自由にアレンジしてください。

ミーティングEメールテンプレート1

メールの件名話をしよう

拝啓 [名］(な),

私は、以下の件につきまして、面談をお願いしたくご連絡いたしました。 [話題】の］ ご都合のよい時間に。

で空いている。 [日付] で [時間]である。 或いは [日付] で [時間]である。.を経由してミーティングを作成することができるんです。 [アプリ]です。.これらの日付のいずれかがあなたのために働くならば、私に知らせてください。

早く連絡が来ることを願っています！

よろしくお願いします、

[自分の名前】を］

メールテンプレート2

メールの件名コラボレーション // ミーティングリクエスト

拝啓 [名］(な),

先ほどもお話ししたように、私はコラボレーションの可能性を探ることに非常に興味があります。私たちの強みとリソースを組み合わせることで、双方にとって有益なものになると信じています。

私が考えていた打ち合わせのアジェンダはこんな感じです：

1. パートナーシッププランの概要
2. 潜在的な機会や課題を議論する
3. 次のステップを確立する

をご教示ください。 [日付] そして [時間]である。 を働かせます。早くご連絡をお待ちしております。

最高です、

[自分の名前】を］

メールテンプレート3

メールの件名ビジネスの話をしよう

こんにちは [名］(な),

ご承知のように、両社は以前から協力関係にあり、コミュニケーションラインをオープンに保ち、パートナーシップを強化する方法を模索することが重要だと考えています。

あなた方と分かち合いたいエキサイティングなアイディアがいくつかあり、それをより詳しく話し合うには、直接会って話をするのが一番だと思う。

 

の打ち合わせ日を提案させていただきます。 [日付] で [時間]である。, [会議の場所/リンク]。.この日程がご都合の悪い方は、他にご都合の良い日程をいくつかお知らせください。

よろしくお願いします、

[尊名]

メールテンプレート4

件名ミーティングをしましょう

こんにちは [名］(な),

 

お忙しいとは思いますが、近いうちにチャットする時間を作れたらと思います。つながって話し合えたら最高だ。 [会議のテーマ】を］.

オンラインまたは直接お会いしてのミーティングは可能ですか？ご都合の良い方をお知らせください。

最高です、

[自分の名前】を］

メールテンプレート5

件名コーヒーでも飲もうか☕？

拝啓 [名前]になります、

皆様、お元気でお過ごしでしょうか。このところずっと、親愛なる同僚である皆さんと連絡を取りたいと考えていました。コーヒーを飲みながら、今後の計画やパートナーシップを強化する方法について話し合おうと思っていました。

日付です： [日付]

時間です： [時間]である。

場所です： [場所]です。

あなたのスケジュールに合わせて、この方法はいかがでしょうか？ご連絡をお待ちしております。

オールベストです、

[自分の名前】を］

バウンサー登場

Bouncerは、各アドレスの有効性を検証し、バウンス率を下げ、送信者の評判を維持することで、メールの配信性を向上させます。このツールは、検証プロセスを自動化することで、キャンペーンの効率を高め、ミーティングピッチが純粋に興味のある相手に届くようにします。その結果、参加希望者に完璧なプレゼンテーションを行うことに集中することができます。
 

準備万端

会議依頼メールの送信まであと数クリックです。チームミーティングの予定であれ、正式なミーティング依頼であれ、すべての詳細を再確認し、簡単なミーティングの概要を書いておきましょう。

この記事で説明されているすべてのステップに従えば、あなたの会議の招待状は非常にプロフェッショナルなものになるでしょう。結局のところ、実際のミーティングが始まる前であっても、最高の状態でスタートすることに価値があるのだ。オリジナルのメッセージがうまく書けていれば、今後の協力関係にも自信を持たせることができる。

よくある質問

上司との面談を予約するメールの書き方とは？

上記のヒントはすべて当てはまり、ミーティング依頼のメールを書く際には、上記に挙げたメールサンプルの一部を変更することも可能です。ただし、上司の受信箱に紛れ込んでしまう可能性があるため、メールよりもメッセージングアプリや直接会ってミーティングを依頼したほうがいいかもしれません。

ミーティングを丁寧にお願いするにはどうしたらいいですか？

ミーティング依頼のメールには、"Can I ask a favor "や "Would you please do me a favor"、"Could I bother you for a second "などのフレーズを使いましょう。重要なステークホルダーにつなげるのであれば、気軽なミーティングの誘いは通用しません。この種のメールはいかがわしいと思われかねないので、コミュニケーションスタイルを守りましょう。 

ミーティング依頼は何件くらい出すのが良いのでしょうか？

に依存する。 関係 ミーティングを予約する前に、相手と打ち合わせをしておくこと。しかし、メールでのミーティング依頼はせいぜい一握り程度にとどめるべきです。コールドメールを送るときは、数は少ないほうがいい。平均的な依頼メールを何通も送るよりも、完璧な依頼メールを1通送る方がいいのです。