Cómo escribir un correo electrónico para programar una reunión (+8 plantillas)

Consejo: antes de enviar correos electrónicos de solicitud de reunión a una lista (especialmente con el envío de correos electrónicos en frío), deberá asegurarse de que los envía a las personas adecuadas. Por eso le sugerimos validar sus correos electrónicos con Bouncer primero.

#1 Escribir líneas de asunto convincentes

Una buena línea de asunto debe ser creativa y atractiva y, al mismo tiempo, dar una pista sobre el contenido del correo electrónico de solicitud de reunión.

Por ejemplo, si te diriges a alguien con una invitación a una reunión de negocios, piensa en algo como "Discutámoslo tomando un café." O, si necesita una línea de asunto más atractiva, pruebe con esto: "¿Listo para conectar en persona?". Invitar a una reunión por correo electrónico puede ser todo un reto, pero los mensajes de solicitud de reunión más eficaces demuestran que todo empieza por el asunto.
 

 
Las líneas de asunto breves y concisas son siempre las mejores para garantizar que su mensaje llegue a su destinatario. Añada no más de 9 palabras y 60 caracteres para obtener las mejores tasas de apertura y respuesta. Así que, decidas lo que decidas, escribe una línea de asunto clara y concisa que anime a los lectores a abrir tu correo electrónico y, con un poco de suerte, resuelva su problema de inmediato.

#2 Utilizar el saludo adecuado según la situación

Es fundamental recordar que, al redactar un correo electrónico de solicitud de reunión, el estilo debe ajustarse a la situación. Programar reuniones por correo electrónico marca el tono de la reunión en sí.

Si escribes a un compañero de trabajo ocasional, se trata de comunicación interna. Puedes mantenerlo ligero con un tono juguetón, humorístico y desenfadado. En cambio, si envías un correo electrónico de reunión o solicitud a clientes o personas de un entorno empresarial formal, utiliza un lenguaje que muestre respeto y profesionalidad: haz que tu mensaje sea formal y prescinde del tono conversacional.
 

 
Este es el consejo: Si no conoce personalmente al destinatario, intente averiguar más cosas sobre él. Hoy en día, casi todo el mundo está en LinkedIn, así que basta con unos segundos para buscarlos y crear correos electrónicos de solicitud de reunión más eficaces.

Identifique quiénes son y cuál es su cargo exacto. Comprueba dos veces el nombre de la empresa para no cometer errores ortográficos; esto es crucial cuando se utilizan plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión.

Saludar a alguien por su nombre te ayudará a crear una conexión más personal desde el principio. Evite títulos como Sir o Señora a toda costa.

#3 Diga lo que quiere y no se ande con rodeos

Una frase introductoria adecuada suele ser el principal escollo a la hora de redactar correos electrónicos de solicitud de reunión. Después, no querrás hacer perder el tiempo al lector. Vaya directo al grano y explique de qué trata el mensaje. Explica en pocas frases por qué te pones en contacto y en qué consiste tu solicitud de reunión.
 

 
Evite distraer al destinatario: vaya directamente a los detalles de la reunión. Especifique el tema de la reunión (incluso puede incluir un orden del día para que el destinatario sepa cuánto tiempo debe dedicarle). Por ejemplo: "Le escribo para solicitarle una reunión el martes 7 de mayo a las 10:00 de la mañana para hablar de la próxima campaña de marketing. Este es el orden del día de la reunión:...".

Recuerde también especificar qué tipo de reunión pretende, como una charla rápida o una reunión en línea propiamente dicha.

#4 Explique el valor que obtendrá el destinatario

En la mayoría de los casos, las personas que conciertan las citas se preocupan más de que se produzca la reunión. Por eso tienes que animar a tu destinatario y explicarle por qué debe sacar tiempo de su día para reunirse contigo.

Piensa en los beneficios que obtendrían si acordaran reunirse: ¿qué podrían aprender? ¿Qué retos futuros puedes ayudar a resolver e incluir en el orden del día de la reunión?

Por ejemplo, puede ofrecer:

• a gratis demostración de una valiosa herramienta
• ayudar a resolver un problema de esa persona (por ejemplo, maximizar el rendimiento de sus anuncios de pago)
• entorno de colaboración para compartir ideas
• tormenta de ideas para encontrar soluciones

Destacar estos beneficios y la consecución del objetivo previsto en su correo electrónico de solicitud de reunión le permitirá motivarles para que den prioridad a su reunión programada por correo electrónico.

También es importante no olvidar ningún detalle logístico de la reunión. ¿Quién asistirá? ¿Cuánto tiene que durar la reunión? Facilitar esta información por adelantado les da toda la información que necesitan para determinar si merece la pena o no participar en un breve debate.

#5 Ofrecer múltiples horarios de reunión

Cuando programes una reunión, ofrece más de una hora de encuentro en tu correo electrónico de solicitud de reunión. Esto no sólo os da a ambos la oportunidad de encontrar una hora de reunión que se adapte a vuestra disponibilidad, sino que también demuestra tu flexibilidad y que respetas las queridas preferencias de tu colega.

He aquí un ejemplo de correo electrónico que puede suscitar una respuesta positiva:

Tenga en cuenta también la hora local. Si vas a quedar con alguien de otra parte del mundo, asegúrate de que conozca las zonas horarias en las que has concertado la cita.

Estar informado de las zonas horarias es una parte crucial de la redacción de correos electrónicos de solicitud de reuniones. Si no te das cuenta de que estás programando una reunión importante a las 4 de la mañana, ¿cómo vas a solucionar su problema? Programa las reuniones para la comodidad de todos.

#6 Solicitar una respuesta para confirmar la reunión

Aclare de antemano si necesita o no una respuesta para su correo electrónico de solicitud de reunión ("Le agradecería su opinión al respecto") y cuando lo necesites. No seas demasiado insistente ni exigente. En lugar de eso, muestra respeto y aprecio por el tiempo de los demás.

Solicitar el envío de la confirmación también le da la oportunidad de volver a comprobar la fecha, la hora adecuada, el horario de la reunión y otros detalles, así como de validar la reserva de la sala de conferencias (que es vital para la reunión formal).

Este es el consejo: También puede automatizar el proceso y enviar una solicitud de calendario con un correo electrónico de invitación a una reunión. Existen diferentes herramientas que puedes utilizar para este fin. Muchas de ellas, como Google Calendar, incorporan esta función. Ayuda a ahorrar tiempo y facilita la programación de reuniones offline y online para todos los implicados.

#7 Seguimiento si es necesario con el siguiente correo electrónico para programar una reunión

¿Alguna vez has enviado un correo electrónico para pedirle a alguien que se reúna contigo y te has quedado en silencio durante las siguientes semanas? Aunque esto no es exactamente comunicación profesional, es probable que los destinatarios reciban todo tipo de correos electrónicos de solicitud de reunión y estén demasiado ocupados para responder a tu correo electrónico inicial.

No siempre es fácil estar pendiente de recibir una respuesta con correos electrónicos profesionales. Para asegurarse de que no hay retrasos a la hora de concertar una reunión rápida y de que todas las partes están al tanto, lo mejor es hacer un seguimiento con un recordatorio.

No se puede exagerar la eficacia de un correo electrónico de seguimiento: el índice de respuesta puede ser incluso 40% superior al del correo electrónico inicial de solicitud de reunión..

Utiliza herramientas de seguimiento del correo electrónico para averiguar si tu mensaje ha sido leído y si no se ha realizado ninguna acción. Esto es especialmente útil para las personas que envían largas cadenas de correos electrónicos de solicitud de reunión y les resulta difícil hacer un seguimiento de todas sus conversaciones para programar reuniones.

Buenas noticias: si toma la iniciativa de enviar un correo electrónico de seguimiento, su solicitud de reunión no se perderá en la confusión. Puedes repetir los detalles clave, enviar una agenda detallada o determinar la hora perfecta para el destinatario.

Si quieres saber más sobre cómo escribir correos electrónicos comerciales, echa un vistazo a esto: Guía de correos electrónicos de marketing B2B: lo que funciona y lo que no funciona.

#8 Añadir un enlace a una herramienta de programación de su elección

Encontrar una hora adecuada para una reunión puede ser una verdadera faena. Tus posibles clientes tienen horarios diferentes a los tuyos y, cuando solicites una reunión por correo electrónico, debes darles la opción de elegir.

Existen varias herramientas que pueden ayudar a que tus correos electrónicos de solicitud de reuniones en frío sean aún mejores. Por ejemplo, Calendly. 

Puede utilizar esta herramienta para ofrecer a sus clientes potenciales todos los horarios disponibles para una reunión individual. De este modo, los clientes tendrán acceso a su calendario en línea y podrán elegir la hora que más les convenga, lo que aumentará sus posibilidades de obtener una respuesta positiva y una reunión fructífera.

Aplicaciones como Calendly enlazan con otras herramientas de reunión populares, como Google Meet y Zoom, de modo que recibirás notificaciones en tu dirección de correo electrónico por cada nueva reunión reservada.

Plantilla de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios

Tanto si está redactando un correo electrónico de solicitud de reunión perfecto para reunirse con colegas, un cliente potencial o socios comerciales, puede utilizar estas plantillas de correo electrónico ya preparadas para su propuesta de reunión.

Ps. No dude en adaptar estos ejemplos de correos electrónicos de convocatoria de reunión a sus necesidades y al tipo de convocatoria de reunión que desee enviar.

Plantilla de correo electrónico para reuniones 1

Asunto del correo electrónico: Hablemos

Estimado [nombre],

Me pongo en contacto con usted para solicitarle una reunión sobre [tema] en el momento que más le convenga.

Estoy libre en [fecha] en [tiempo] o [fecha] en [tiempo]. Puedo crear una reunión a través de [app]. Avísame si alguna de estas fechas te viene bien.

Espero tener noticias suyas pronto.

Saludos cordiales,

[tu nombre]

Plantilla de correo electrónico 2

Asunto del correo electrónico: Colaboración // solicitud de reunión

Estimado [nombre],

Como hemos hablado antes, estoy muy interesado en explorar la posibilidad de una colaboración. Creo que combinar nuestras fuerzas y recursos sería beneficioso para ambas partes.

Esta es la agenda que tenía en mente para nuestra reunión:

1. Panorama de los planes de asociación
2. Debatir posibles oportunidades y retos
3. Establecer los próximos pasos

Por favor, hágamelo saber si esto [fecha] y [tiempo] trabajar para usted. Espero tener noticias suyas pronto.

Lo mejor,

[tu nombre]

Plantilla de correo electrónico 3

Asunto del correo electrónico: Hablemos de negocios

Hola [nombre],

Como saben, nuestras empresas llevan tiempo trabajando juntas, y creo que es importante mantener abiertas las líneas de comunicación y explorar formas de reforzar nuestra asociación.

Tengo algunas ideas interesantes que me gustaría compartir con usted, y creo que una reunión cara a cara sería la mejor manera de discutirlas con más detalle.

 

Me gustaría proponer una fecha de reunión de [fecha] en [tiempo], [lugar/enlace a la reunión].. Si esta fecha no es conveniente para usted, por favor, hágamelo saber algunas otras fechas que funcionaría para usted.

Saludos cordiales,

[tu nombre]

Plantilla de correo electrónico 4

Asunto: Conectemos para una reunión

Hola [nombre],

 

Estoy seguro de que estás ocupado, pero espero que podamos hacer tiempo para charlar en un futuro próximo. Sería genial conectar y discutir [tema de la reunión].

¿Estaría disponible para una reunión en línea o en persona? Por favor, dígame qué le viene mejor y a partir de ahí concretaremos los detalles.

Lo mejor,

[tu nombre]

Plantilla de correo electrónico 5

Asunto: Vamos a tomar un café ☕

Estimado [nombre],

Espero que todo vaya bien. Hace tiempo que quería ponerme al día con vosotros, queridos colegas, y pensé que esta sería una gran oportunidad para hacerlo. Pensaba reunirme con vosotros tomando un café para hablar de nuestros planes de futuro y de cómo podemos reforzar nuestra asociación.

Date: [fecha]

La hora: [tiempo]

Lugar: [ubicación]

¿Le viene bien este horario? Esperamos tener noticias suyas pronto.

Te deseo lo mejor,

[tu nombre]

Aquí viene Bouncer

Bouncer ayuda a mejorar la entregabilidad del correo electrónico verificando la validez de cada dirección, reduciendo las tasas de rebote y manteniendo su reputación de remitente. Nuestra herramienta, que ahorra tiempo, mejora la eficacia de la campaña automatizando el proceso de verificación, lo que garantiza que las propuestas de reunión lleguen a las partes realmente interesadas. De este modo, podrá centrarse en elaborar la propuesta perfecta para los asistentes potenciales.
 

Estás listo

Está a sólo unos clics de enviar su solicitud de reunión por correo electrónico. Asegúrate de comprobar todos los detalles y de incluir un breve resumen de la reunión, tanto si vas a programar una reunión de equipo como si vas a enviar una solicitud de reunión formal.

Si sigues todos los pasos descritos en este artículo, tus invitaciones a reuniones serán muy profesionales. Al fin y al cabo, merece la pena empezar con buen pie, incluso antes de que empiece la reunión. Si tu mensaje original está bien escrito, inspira confianza para futuras colaboraciones.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo se escribe un correo electrónico para programar una reunión con tu jefe?

Todos los consejos anteriores son válidos e incluso puedes cambiar algunos de los ejemplos de correo electrónico que hemos enumerado anteriormente al escribir un correo electrónico de solicitud de reunión. Sin embargo, puede que sea mejor pedirle a tu jefe una reunión a través de una aplicación de mensajería o en persona que por correo electrónico, ya que podría perderse en su bandeja de entrada.

¿Cómo puedo pedir educadamente una reunión?

Utiliza frases como "¿Puedo pedirte un favor?", "¿Podrías hacerme un favor?", "¿Podría molestarte un segundo?" y similares en tus correos electrónicos de solicitud de reunión. Una invitación informal a una reunión no funcionará si te estás conectando con partes interesadas importantes. Este tipo de correo electrónico puede ser visto como sórdido, así que mantén el estilo de comunicación 

¿Cuántas solicitudes de reunión es un buen número para enviar?

Depende del relación que tenga con la persona antes de programar una reunión. No obstante, no envíe más de un puñado de solicitudes de reunión por correo electrónico. Al enviar correos electrónicos en frío, menos es mejor. Es mejor enviar una solicitud perfecta que un puñado de solicitudes normales.