Una cuenta de correo electrónico: La única guía para principiantes que necesita

¿Qué son los clientes de correo electrónico?

Los clientes de correo electrónico son aplicaciones de software que se instalan en tu dispositivo para gestionar el correo electrónico que envías y recibes. El cliente interactúa con un servidor de correo remoto para acceder a este correo. Apple Mail y Microsoft Outlook son dos ejemplos de clientes de correo electrónico populares de los que probablemente hayas oído hablar. Existen otras cuentas de correo electrónico de las que hablaremos más adelante.

¿Qué es el webmail?

El webmail se refiere a un tipo de correo electrónico al que se accede exclusivamente en línea y que existe principalmente en la nube y no en su dispositivo. En lugar de una aplicación instalada o un programa de software que obtiene su correo electrónico, usted gestionará su bandeja de entrada desde su proveedor de Internet. Algunos ejemplos comunes son Gmail (como parte de Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail y Yahoo Mail.

Diferencia entre clientes de correo electrónico y webmail

Antes de entrar en los diferentes protocolos que se utilizan para descargar correos electrónicos, es una buena idea tener una comprensión de las principales diferencias entre los clientes de correo electrónico y el webmail. Si alguna vez has abierto una cuenta de correo electrónico en línea utilizando Outlook.com o Gmail, por ejemplo, has utilizado el webmail.

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Por otro lado, si utilizas una aplicación para tus correos electrónicos como Microsoft Outlook o Windows Live Mail, se trata de un cliente de correo electrónico. Tanto los clientes de correo electrónico como el webmail envían y reciben correo electrónico utilizando métodos similares.

Los servicios de correo web son aplicaciones que han sido escritas para ser operadas en línea a través de un navegador sin necesidad de software o aplicaciones adicionales. Por el contrario, un cliente de correo electrónico es una aplicación que se instala en un dispositivo local, como un smartphone o un PC.

Esta aplicación cliente interactúa con servidores de correo remotos para descargar y enviar mensajes.

Tanto si buscas casos de uso personal como empresarial, los servicios de correo web como Yahoo Mail, Proton Mail e iCloud parecen ser buenas opciones. Además, algunos proveedores de correo web como Gmail ofrecen servicios adicionales como Google Drive, espacio de almacenamiento de correo electrónico adicional, autenticación de dos factores y mucho más.

¿Cuáles son los diferentes tipos de cuentas de correo electrónico?

Si tiene una cuenta de correo electrónico para su negocioprobablemente tenga uno de los tres tipos principales de cuenta de correo electrónico: POP, IMAP y Microsoft Exchange.

Cuentas POP

POP son las siglas de "Post Office Protocol". Se desarrolló hace muchos años para que los clientes de correo electrónico, como Outlook, pudieran descargar y enviar mensajes de varios servicios de correo electrónico. A lo largo de los años, ha habido muchas versiones diferentes de POP. POP3 es la más utilizada.

Una cuenta de correo electrónico POP funciona básicamente descargando los datos del correo electrónico en el primer cliente que se conecta a ella. Esto significa que si vas a tu iPad y abres Outlook para descargar nuevos correos electrónicos usando POP, tu iPad es ahora el único lugar donde se almacenan.

No aparecerán si accedes a la misma dirección de correo electrónico desde otro dispositivo, como un smartphone o un cliente de escritorio. Esto tiene ventajas e inconvenientes.

Acerca de POP3

El Protocolo de Oficina Postal ofrece un método de interacción con los servidores de correo que se remonta a la época en que Internet era bastante diferente a lo que estamos acostumbrados hoy en día. Por aquel entonces, la mayoría de los ordenadores no tenían acceso permanente a Internet, sino que los usuarios se conectaban a la red, la utilizaban para lo que necesitaban y luego se desconectaban.

Configuración básica de la cuenta POP. Fuente

POP fue creado por ingenieros como una forma sencilla y eficaz de descargar correos electrónicos para leerlos sin conexión. La primera versión se desarrolló en 1984, se revisó y se desarrolló POP2 en 1985.

POP3 llegó más tarde y sigue siendo la versión actual de este estilo de protocolo de correo electrónico. Sigue siendo uno de los protocolos de correo electrónico más populares.

Cuenta IMAP

Después de que el POP se utilizara durante algún tiempo, se creó el IMAP o Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet. A diferencia de una cuenta de correo electrónico POP, las cuentas de correo IMAP siguen conectándose al servidor de correo.

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Esto significa que si abres un cliente de correo electrónico en tu ordenador portátil y descargas un nuevo correo, ese correo también se descargará en tus otros dispositivos, como tu smartphone.

Si, por ejemplo, accedes a tus correos desde tu iPad y lees un nuevo mensaje, seguirá apareciendo como leído cuando vuelvas a acceder a él desde tu ordenador de sobremesa. Sin embargo, aunque IMAP es una mejor opción de sincronización, consume más potencia de procesamiento y puede ser más propenso a errores.

Ventajas del uso de IMAP

El uso de una cuenta de correo electrónico IMAP tiene varias ventajas, entre ellas:

Copia de seguridad: Siempre podrás acceder a tus correos electrónicos en otro dispositivo si pierdes, rompes o te roban tu dispositivo principal y ya no puedes acceder a tu correo desde él.

Facilidad de acceso: Configurar y utilizar una dirección de correo electrónico a través de una cuenta de correo IMAP no requiere licencia.

Acceso a distancia: Los mensajes permanecen en el servidor hasta que los eliminas de él, lo que significa que no necesitas descargar ningún correo a tu dispositivo para verlo. Los archivos adjuntos que no necesites utilizar no tienen que descargarse.

Compatible con varios dispositivos: Hoy en día, las cuentas de correo electrónico IMAP son ampliamente compatibles con la mayoría de los dispositivos disponibles, lo que le permite consultar fácilmente su correo electrónico desde ordenadores PC, portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas y mucho más.

Flexibilidad: Puedes cambiar fácilmente entre clientes de correo electrónico, webmail y distintos dispositivos sin perder ningún mensaje ni tener que descargarlos.

Organización: Las cuentas de correo IMAP te permiten organizar fácilmente la bandeja de entrada según tus necesidades, lo que incluye añadir carpetas, clasificar mensajes, marcar mensajes y mucho más. También incluyen funciones de búsqueda que te permiten encontrar cualquier mensaje necesario.

Microsoft Exchange

Este tipo de cuenta de correo electrónico es el más avanzado y fue diseñado para las empresas modernas, aunque muchos usuarios individuales también lo aprovechan. El protocolo Exchange se desarrolló para permitir a los usuarios de correo electrónico sincronizar no sólo los correos electrónicos, sino también los calendarios, los contactos y otros elementos entre los clientes y servicios de correo electrónico.

¿Otras opciones?

Existen otros protocolos para enviar, recibir y utilizar servicios de correo electrónico. Sin embargo, la mayoría de la gente utiliza POP3, IMAP o Exchange, que son los tres principales protocolos utilizados hoy en día.

¿Qué utilizar al crear una cuenta de correo electrónico?

Elegir el protocolo de correo electrónico adecuado puede ser algo a tener en cuenta a la hora de configurar una nueva cuenta de correo electrónico. La buena noticia es que puede ser bastante fácil determinar cuál es la mejor opción para ti, dependiendo de tu estilo de comunicación con los proveedores de servicios de correo electrónico y de tu configuración de correo preferida.

IMAP es la mejor opción si revisas tu correo electrónico desde varios dispositivos diferentes, incluyendo ordenadores, smartphones y tabletas, o si utilizas un servicio de correo web. Si utilizas principalmente el correo web y quieres que este se sincronice con tu teléfono o tableta, IMAP es la mejor manera de conseguirlo.

También se recomienda IMAP si se utiliza un cliente de correo electrónico en una máquina dedicada, aunque POP3 también funcionará en esta situación.

Si tienes un gran historial de correo electrónico y utilizas un proveedor de correo antiguo sin mucho espacio en disco, POP3 puede ser la mejor opción para evitar que te quedes sin espacio en el servidor de correo.

Por otro lado, si tienes una dirección de correo electrónico de la empresa y tu lugar de trabajo utiliza un servidor Exchange, entonces Exchange será tu única opción. El Exchange también puede ser una opción ideal si quieres que tu correo electrónico se sincronice con tu calendario, contactos y demás.

Sin embargo, estas cuentas suelen costar más que otros tipos de direcciones de correo electrónico, y configurarlas y mantenerlas puede ser bastante técnico.

Tipos de buzón de Office 365

Junto con los diferentes protocolos de correo electrónico, también puede elegir entre diferentes tipos de buzón de correo utilizando servicios como Office 365. Estos incluyen:

Buzón con licencia

Un buzón con licencia está diseñado para el correo personal y requiere un inicio de sesión. Esto puede ser en la aplicación web de Outlook o en la versión de escritorio de Outlook.

Grupos de distribución

El correo que se envía a través de gratis Los grupos de distribución se entregarán como elementos de correo individuales a cada destino. Los miembros individuales del grupo reciben un correo en su buzón personal y pueden responder desde su dirección de correo. De forma similar a los buzones de correo, también se pueden establecer alias para los grupos.

Buzón de equipos

También conocidos como buzones de sala, los buzones de equipo son buzones gratuitos destinados a reservar y coordinar equipos y salas.

Buzones compartidos

Los buzones compartidos ofrecen hasta 10 GB de almacenamiento gratuito para el correo electrónico y están diseñados para que un grupo pueda supervisar y enviar correos electrónicos de forma más sencilla desde una dirección de correo electrónico pública, como la del servicio de atención al cliente de una empresa.

Cuando una persona del grupo responde a un mensaje enviado al buzón compartido, el correo electrónico parecerá proceder del buzón compartido y no del usuario individual. El buzón compartido también puede utilizarse como calendario de equipo compartido.

Independientemente de para qué uses una dirección de correo electrónico, es importante que conozcas los distintos tipos de cuentas de correo electrónico para elegir la más adecuada para ti. También deberías echar un vistazo a las funciones avanzadas que ofrece cada cuenta, el almacenamiento en la nube y la capa general de seguridad avanzada del correo electrónico que se ofrece.

Envolviendo...

Elegir el tipo adecuado de cuenta de correo electrónico puede parecer bastante sencillo. Sin embargo, si pretende utilizar el correo electrónico para su negocio y obtener un buen retorno de la inversión en marketing a través de este canal, es aconsejable dedicar algo más de tiempo a encontrar el mejor tipo de cuenta.

Y una vez completado ese paso, querrás asegurarte de que los correos electrónicos que envías llegan siempre a sus destinatarios. Por eso necesitas Bouncer, para asegurarte de que tus listas de correo están limpias y libres de direcciones de correo electrónico falsas, desechables o con errores tipográficos.

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Preguntas más frecuentes

¿Cuál es la mejor cuenta de correo electrónico gratuita?

Depende de tus necesidades y expectativas. Gmail (y todo el espacio de trabajo de Google) se menciona con frecuencia como la mejor opción en general, especialmente por su disponibilidad sin conexión. Sin embargo, otros contendientes son igual de buenos en diferentes áreas. Yahoo Mail ofrece mucho almacenamiento, mientras que el correo de iCloud funciona a la perfección con los dispositivos iOS y el ecosistema Apple.

¿Cuál es la cuenta de correo electrónico gratuita más segura?

Si lo que más te preocupa es la seguridad, echa un vistazo a Proton Mail, Mailfence y Zoho Mail, entre otros. Por desgracia, Gmail no es el principal contendiente en esta lista. Estas cuentas no sólo te protegerán de los correos basura con sus filtros de correo electrónico, sino que también son excelentes para evitar que cualquiera pueda acceder a ellas. Para un correo electrónico empresarial seguro, estas son algunas de las mejores opciones.

¿Es más seguro enviar correos electrónicos que llamar por teléfono?

En general, sí. Hay muchas formas de que otras personas intercepten una llamada telefónica y de que alguien escuche lo que dices por teléfono. Por otro lado, es muy difícil piratear una dirección de correo electrónico normal en comparación con el esfuerzo que supone escuchar una llamada telefónica.