Een e-mail schrijven voor het plannen van een vergadering (+8 sjablonen)

Tip: voordat u e-mails met een verzoek om een afspraak verstuurt naar een lijst (vooral bij koude e-mailing), wilt u er zeker van zijn dat u deze naar de juiste mensen stuurt. Dit is waarom wij voorstellen uw e-mails valideren met Bouncer als eerste.

#1 Schrijf overtuigende onderwerpregels

Een goede onderwerpregel moet creatief en aantrekkelijk zijn en tegelijkertijd een hint geven waar de e-mail met het verzoek om een vergadering over gaat.

Als je bijvoorbeeld iemand uitnodigt voor een zakelijke bijeenkomst, overweeg dan iets als ".Laten we het bij de koffie bespreken." Of, als u een meer aantrekkelijke onderwerpregel nodig hebt, probeer dan dit: "Klaar voor een persoonlijk gesprek?". Uitnodigen voor een vergadering via e-mail kan een uitdaging zijn, maar de meest effectieve e-mails voor vergaderverzoeken laten zien dat het allemaal begint met het onderwerp.
 

 
Korte, lieve en to-the-point onderwerpregels zijn altijd het beste om ervoor te zorgen dat uw boodschap overkomt. Voeg toe niet meer dan 9 woorden en 60 tekens voor de beste open- en responspercentages. Dus, wat je ook besluit te gebruiken, schrijf een duidelijke en beknopte onderwerpregel die lezers aanmoedigt om je e-mail te openen en hopelijk hun pijnpunt direct aanpakt.

#2 Gebruik de juiste begroeting in overeenstemming met de situatie.

Het is belangrijk om te onthouden dat wanneer je een e-mail schrijft waarin je om een vergadering vraagt, je stijl moet passen bij de situatie. Vergaderingen plannen via e-mail zet de toon voor de eigenlijke vergadering.

Als je naar een gewone collega schrijft, is dit interne communicatie. Je kunt het luchtig houden met een speelse, humoristische en ongedwongen toon. Als je daarentegen een e-mail voor een vergadering of verzoeken stuurt naar klanten of mensen uit een formele zakelijke omgeving, gebruik dan taal die respect en professionaliteit uitstraalt - maak je bericht formeel en sla de conversatietoon over.
 

 
Hier is de tip: Als je de ontvanger niet persoonlijk kent, probeer dan meer over hem of haar te weten te komen. Tegenwoordig zit bijna iedereen op LinkedIn, dus het kost maar een paar seconden om ze op te zoeken en effectievere e-mails met vergaderverzoeken te maken.

Identificeer wie ze zijn en wat hun exacte functietitel is. Controleer de bedrijfsnaam twee keer om spelfouten te voorkomen - dit is cruciaal bij het gebruik van sjablonen voor e-mails met vergaderverzoeken.

Als u iemand bij zijn naam begroet, schept u meteen een meer persoonlijke band. Vermijd titels als Sir of Mevrouw tegen elke prijs.

#3 Zeg wat u wilt en draai er niet omheen.

Een goede introductiezin is meestal het grootste pijnpunt bij het schrijven van e-mails met vergaderverzoeken. Daarna wil je de tijd van de lezer niet verspillen. Kom meteen ter zake en vertel waar je over schrijft. Leg in een paar zinnen uit waarom je contact opneemt en wat je vergaderverzoek is.
 

 
Vermijd het op een zijspoor zetten van de ontvanger - ga direct naar de details van de vergadering. Specificeer het onderwerp van de vergadering (je kunt zelfs een agenda bijvoegen, zodat de ontvanger weet hoeveel tijd hij moet uittrekken). Bijvoorbeeld: "Ik vraag u om een vergadering op dinsdag 7 mei om 10:00 uur om de komende marketingcampagne te bespreken. Hier is de agenda voor de vergadering:...".

Vergeet ook niet aan te geven welk type ontmoeting u van plan bent, zoals een snelle chat of een echte online vergadering.

#4 Verklaar de waarde die de ontvanger zal krijgen

In de meeste gevallen geven de mensen die de afspraken maken er meer om dat de ontmoeting doorgaat. Daarom moet u uw ontvanger aanmoedigen en uitleggen waarom ze tijd van hun dag moeten vrijmaken om u te ontmoeten.

Bedenk welk voordeel ze zouden hebben als ze overeenkwamen om elkaar te ontmoeten - wat zouden ze kunnen leren? Welke opkomende uitdagingen kun je helpen oplossen en op de vergaderagenda zetten?

Je kunt bijvoorbeeld aanbieden:

• a gratis demo van een waardevol instrument
• hulp bij het oplossen van een probleem voor die persoon (bijv. het maximaliseren van hun betaalde advertentieprestaties)
• samenwerkingsomgeving om ideeën te delen
• brainstorm om oplossingen te vinden

Door deze voordelen en de verwachte doelrealisatie te benadrukken in je e-mail met het verzoek om een vergadering, kun je hen motiveren om prioriteit te geven aan je geplande vergadering via e-mail.

Het is ook belangrijk om de logistieke details van de bijeenkomst niet te vergeten. Wie zal er aanwezig zijn? Hoe lang moet de vergadering duren? Door deze informatie vooraf te geven, hebben ze alle informatie die ze nodig hebben om te bepalen of het de moeite waard is om deel te nemen aan een korte discussie.

#5 Meerdere vergadertijden aanbieden

Wanneer je een vergadering plant, bied dan meer dan één vergadertijd aan in je e-mail met het verzoek om een vergadering. Niet alleen geeft dit jullie beiden de kans om een tijdstip te vinden dat past bij jullie beschikbaarheid, maar het laat ook zien dat je flexibel bent en dat je de lieve voorkeuren van je collega respecteert.

Hier is een voorbeeld van een e-mail die een positieve reactie kan uitlokken:

Houd ook rekening met de lokale tijd. Als je een afspraak maakt met iemand uit een ander deel van de wereld, zorg er dan voor dat hij of zij de tijdzones kent waarin je een afspraak maakt.

Op de hoogte zijn van tijdzones is een cruciaal onderdeel van het schrijven van e-mails met vergaderverzoeken. Als je niet weet dat je een belangrijke vergadering om 4 uur 's ochtends plant, hoe kun je dan hun pijnpunt oplossen? Plan vergaderingen voor ieders gemak.

#6 Antwoord vragen om de vergadering te bevestigen

Verduidelijk vooraf of u een antwoord nodig hebt voor uw e-mail met verzoek om een vergadering of niet ("Ik zou je feedback hierover op prijs stellen") en wanneer je het nodig hebt. Wees niet te opdringerig of veeleisend. Toon in plaats daarvan respect en waardering voor elkaars tijd.

Het verzoek om een bevestiging te sturen geeft je ook de mogelijkheid om de datum, de geschikte tijd, het vergaderschema en andere details te controleren en de reservering van de vergaderruimte te valideren (wat essentieel is voor de formele vergadering).

Hier is de tip: Je kunt het proces ook automatiseren en een agendaverzoek sturen met een uitnodigingsmail voor een vergadering. Er zijn verschillende tools beschikbaar die je hiervoor kunt gebruiken. Veel daarvan, zoals Google Calendar, hebben deze functie ingebouwd. Het helpt tijd besparen en maakt het plannen van offline en online vergaderingen makkelijker voor alle betrokkenen.

#7 Follow-up indien nodig met volgende e-mail voor het plannen van een vergadering

Heb je ooit een e-mail gestuurd om iemand uit te nodigen voor een afspraak, om vervolgens een paar weken radiostilte te horen? Hoewel dit niet bepaald professionele communicatie is, krijgen je ontvangers waarschijnlijk allerlei e-mails met vergaderverzoeken en hebben ze het misschien te druk om op je eerste e-mail te reageren.

Het is niet altijd gemakkelijk om een antwoord te krijgen op professionele e-mails. Om ervoor te zorgen dat er geen vertraging optreedt bij het plannen van een snelle vergadering en alle partijen op de hoogte blijven, kun je het beste een herinnering sturen.

De effectiviteit van een follow-up e-mail kan niet worden overschat - het antwoordpercentage kan zelfs tot 40% hoger liggen dan bij de eerste e-mail met het verzoek om een vergadering..

Gebruik e-mailtrackingprogramma's om erachter te komen of je bericht is gelezen en of er geen actie is ondernomen. Dit is vooral handig voor mensen die lange reeksen e-mails met vergaderverzoeken versturen en het moeilijk vinden om al hun gesprekken voor het plannen van vergaderingen bij te houden.

Goed nieuws - door het initiatief te nemen om een follow-up e-mail te sturen, gaat je vergaderverzoek niet verloren in de warboel. Je kunt de belangrijkste details herhalen, een gedetailleerde agenda sturen of het perfecte tijdstip voor de ontvanger bepalen.

Als je meer wilt weten over hoe je zakelijke e-mails schrijft, kijk dan hier: Een gids voor B2B marketing e-mails - wat werkt en wat niet werkt.

#8 Een koppeling naar een planningshulpmiddel naar keuze toevoegen

Een geschikt tijdstip vinden voor een vergadering kan een hele klus zijn. Je potentiële klanten hebben andere agenda's dan jij en wanneer je een vergadering via e-mail aanvraagt, moet je hen een optie geven om te kiezen.

Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen om je e-mails met verzoeken voor een koude vergadering nog beter te maken. Bijvoorbeeld Calendly. 

Je kunt deze tool gebruiken om potentiële klanten al je beschikbare tijden aan te bieden voor een één-op-één gesprek. Ze krijgen toegang tot je online agenda en kunnen een tijdstip kiezen dat ook voor hen werkt, waardoor je de kans op een positieve reactie en een succesvolle ontmoeting maximaliseert.

Apps zoals Calendly zijn gekoppeld aan andere populaire vergaderprogramma's zoals Google Meet en Zoom, zodat je een melding op je e-mailadres krijgt voor elke nieuwe geboekte vergadering.

E-mailsjabloon voor een zakelijke vergadering

Of je nu een perfecte vergaderverzoekmail schrijft om collega's, een potentiële klant of zakenpartners te ontmoeten, je kunt deze kant-en-klare e-mailsjablonen gebruiken voor je vergadervoorstel.

Ps. Voel je vrij om deze e-mailvoorbeelden voor vergaderverzoeken aan te passen aan jouw behoeften en het soort vergaderverzoeken dat je wilt versturen.

Vergadering e-mail sjabloon 1

Onderwerpregel e-mail: Laten we praten

Beste [naam],

Ik wil graag een gesprek met u aanvragen over [onderwerp] op een moment dat het jou uitkomt.

Ik ben vrij op [datum] op [tijd] of [datum] op [tijd]. Ik kan een vergadering aanmaken via [app]. Laat me weten of een van deze data voor u werkt.

Ik hoop snel van je te horen!

Met vriendelijke groet,

[uw naam]

Email sjabloon 2

Onderwerpregel e-mail: Samenwerking // vergaderverzoek

Beste [naam],

Zoals we eerder hebben besproken, ben ik zeer geïnteresseerd in de mogelijkheid van een samenwerking. Ik denk dat het combineren van onze krachten en middelen voor beide partijen gunstig zou zijn.

Hier is de agenda die ik in gedachten had voor onze vergadering:

1. Overzicht van de partnerschapsplannen
2. Potentiële kansen en uitdagingen bespreken
3. De volgende stappen vaststellen

Laat me weten of dit [datum] en [tijd] voor u werken. Ik hoop snel van u te horen.

Het beste,

[uw naam]

Email sjabloon 3

Onderwerpregel e-mail: Laten we het over zaken hebben

Hallo [naam],

Zoals u weet werken onze bedrijven al enige tijd samen en ik denk dat het belangrijk is om de communicatielijnen open te houden en manieren te onderzoeken waarop we ons partnerschap kunnen versterken.

Ik heb een aantal spannende ideeën die ik graag met jullie wil delen en ik denk dat een persoonlijke ontmoeting de beste manier is om ze in meer detail te bespreken.

 

Ik stel een vergaderdatum voor van [datum] op [tijd], [locatie/link naar de vergadering].. Als deze datum u niet schikt, laat me dan een paar andere data weten die u wel schikken.

Vriendelijke groeten,

[uw naam]

Email sjabloon 4

Onderwerpregel: Laten we een afspraak maken

Hallo [naam],

 

Ik weet zeker dat je het druk hebt, maar ik hoop dat we in de nabije toekomst tijd kunnen maken om te chatten. Het zou geweldig zijn om met elkaar in contact te komen en te discussiëren [meeting topic].

Ben je beschikbaar voor een online of persoonlijk gesprek? Laat me weten wat voor jou het beste werkt en dan zoeken we de details uit.

Het beste,

[uw naam]

Email sjabloon 5

Onderwerpregel: Laten we koffie gaan drinken ☕

Beste [naam],

Ik hoop dat alles goed gaat. Ik wilde al een tijdje met jullie bijpraten, beste collega's, en dit leek me een mooie gelegenheid om dat te doen. Ik dacht aan een koffie om onze toekomstplannen te bespreken en hoe we ons partnerschap kunnen versterken.

Datum: [datum]

Tijd: [tijd]

Plaats: [locatie]

Zou dit in uw schema passen? Ik kijk ernaar uit om snel van u te horen.

Het beste,

[uw naam]

Hier komt Bouncer

Bouncer helpt de bezorgbaarheid van e-mails te verbeteren door de geldigheid van elk adres te verifiëren, het aantal bounces te verminderen en uw afzenderreputatie te handhaven. Onze tijdbesparende tool verbetert de efficiëntie van de campagne door het verificatieproces te automatiseren, zodat uw pitches voor vergaderingen echt geïnteresseerden bereiken. Daardoor kunt u zich concentreren op het opstellen van de perfecte pitch voor potentiële deelnemers.
 

Je bent er klaar voor.

Je bent nog maar een paar klikken verwijderd van het verzenden van je e-mail met het verzoek om een vergadering. Of je nu een teamvergadering plant of een formeel vergaderverzoek verstuurt, zorg ervoor dat je alle details dubbel controleert en een korte beschrijving van de vergadering geeft.

Als je alle stappen in dit artikel volgt, zullen je uitnodigingen voor vergaderingen zeer professioneel zijn. Het is immers de moeite waard om goed van start te gaan, zelfs voordat de eigenlijke vergadering begint. Als je oorspronkelijke bericht goed is geschreven, wekt het vertrouwen in toekomstige samenwerkingen.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf je een e-mail om een vergadering met je baas te plannen?

Alle bovenstaande tips zijn van toepassing en je kunt zelfs enkele van de e-mailvoorbeelden die we hierboven hebben opgesomd aanpassen bij het schrijven van een vergaderverzoekmail. Het kan echter beter zijn om je baas om een vergadering te vragen via een berichten-app of persoonlijk in plaats van een e-mail, omdat het misschien verloren gaat in hun inbox.

Hoe vraag ik beleefd om een ontmoeting?

Gebruik zinnen als "Kan ik je om een gunst vragen" en "Wil je me alsjeblieft een plezier doen" en "Kan ik je even storen" en dergelijke in je e-mails met verzoeken om een vergadering. Een vrijblijvende uitnodiging voor een vergadering werkt niet als je contact zoekt met belangrijke stakeholders. Dit soort e-mails kan worden gezien als slonzig, dus houd de communicatiestijl 

Hoeveel vergaderverzoeken is een goed aantal om te versturen?

Het hangt af van de relatie die je met de persoon hebt voordat je een afspraak inplant. Je moet je e-mailverzoeken echter beperken tot hooguit een handvol. Wanneer je koude e-mails verstuurt, is minder beter. Het is beter om één perfect e-mailverzoek te versturen dan een handvol gemiddelde verzoeken.