Comment rédiger un courriel pour planifier une réunion (+8 modèles)

Conseil : avant d'envoyer des courriels de demande de rendez-vous à une liste (en particulier dans le cas d'un envoi de courriels à froid), vous devez vous assurer que vous les envoyez aux bonnes personnes. C'est pourquoi nous suggérons validation de vos courriels avec le Bouncer en premier.

#1 Rédiger des lignes d'objet convaincantes

Une bonne ligne d'objet doit être créative et engageante, tout en donnant un indice sur l'objet de l'e-mail de demande de réunion.

Par exemple, si vous vous adressez à quelqu'un en l'invitant à une réunion d'affaires, envisagez une formule du type "Discutons-en autour d'un café." Ou, si vous avez besoin d'une ligne d'objet plus engageante, essayez ceci : "Prêt à vous rencontrer en personne ?". Inviter à une réunion par courrier électronique peut s'avérer difficile, mais les courriers électroniques de demande de réunion les plus efficaces montrent que tout commence par l'objet.
 

 
Les lignes d'objet courtes, douces et directes sont toujours les meilleures pour s'assurer que votre message passe. Ajouter pas plus de 9 mots et 60 caractères pour obtenir les meilleurs taux d'ouverture et de réponse. Quel que soit votre choix, rédigez une ligne d'objet claire et concise qui incite les lecteurs à ouvrir votre courriel et qui, espérons-le, répond immédiatement à leur problème.

#2 Utiliser la formule de salutation appropriée en fonction de la situation

Il est essentiel de se rappeler que lorsque vous rédigez un courriel de demande de réunion, votre style doit être adapté à la situation. La prise de rendez-vous par courrier électronique donne le ton de la réunion proprement dite.

Si vous écrivez à un collègue de travail, il s'agit d'une communication interne. Vous pouvez garder un ton léger, enjoué, humoristique et décontracté. En revanche, si vous envoyez un courriel de réunion ou des demandes à des clients ou à des personnes dans un cadre professionnel formel, utilisez un langage qui témoigne de votre respect et de votre professionnalisme - rendez votre message formel et oubliez le ton conversationnel.
 

 
Voici l'astuce : Si vous ne connaissez pas personnellement le destinataire, essayez d'en savoir plus sur lui. De nos jours, presque tout le monde est sur LinkedIn, il ne faut donc que quelques secondes pour les rechercher et créer des courriels de demande de réunion plus efficaces.

Identifiez la personne et le titre exact de son poste. Vérifiez deux fois le nom de l'entreprise afin de ne pas faire de fautes d'orthographe - ce point est crucial lorsque vous utilisez des modèles d'e-mails de demande de réunion.

Saluer quelqu'un par son nom vous aidera à créer un lien plus personnel dès le départ. Évitez les titres tels que Monsieur ou Madame à tout prix.

#3 Dites ce que vous voulez et ne tournez pas autour du pot.

Une phrase d'introduction appropriée est généralement le principal point faible de la rédaction des courriels de demande de réunion. Ensuite, vous ne voulez pas faire perdre de temps au lecteur. Allez droit au but et indiquez l'objet de votre message. Expliquez en quelques phrases pourquoi vous vous adressez à lui et en quoi consiste votre demande de rendez-vous.
 

 
Évitez de détourner l'attention du destinataire - passez directement aux détails de la réunion. Précisez le sujet de la réunion (vous pouvez même inclure un ordre du jour, afin que le destinataire sache combien de temps il doit y consacrer). Par exemple, "Je vous écris pour solliciter une réunion avec vous le mardi 7 mai à 10 heures afin de discuter de la prochaine campagne de marketing. Voici l'ordre du jour de la réunion :...".

N'oubliez pas non plus de préciser le type de réunion que vous envisagez, par exemple une discussion rapide ou une véritable réunion en ligne.

#4 Expliquer la valeur que le destinataire obtiendra

Dans la plupart des cas, les personnes qui fixent les rendez-vous se soucient davantage d'organiser la rencontre. C'est pourquoi vous devez encourager votre destinataire et lui expliquer pourquoi il devrait prendre le temps de vous rencontrer.

Réfléchissez aux avantages qu'ils tireraient d'une rencontre - que pourraient-ils apprendre ? Quels défis à venir pouvez-vous aider à résoudre et inscrire à l'ordre du jour de la réunion ?

Par exemple, vous pouvez proposer :

• a gratuit Démonstration d'un outil précieux
• aider à résoudre un problème pour cette personne (par exemple, maximiser les performances de ses annonces payantes)
• un environnement collaboratif pour partager des idées
• brainstorming de recherche de solutions

En soulignant ces avantages et les objectifs à atteindre dans votre courriel de demande de réunion, vous les inciterez à donner la priorité à votre réunion programmée par courriel.

Il est également important de ne pas oublier les détails logistiques de la réunion. Qui sera présent ? Combien de temps la réunion doit-elle durer ? En leur fournissant d'emblée ces informations, vous leur donnez tous les éléments nécessaires pour déterminer si cela vaut la peine ou non de participer à une brève discussion.

#5 Proposer plusieurs heures de réunion

Lorsque vous planifiez une réunion, proposez plus d'une heure de réunion dans votre courriel de demande de réunion. Cela vous permet non seulement de trouver une heure de réunion adaptée à vos disponibilités, mais aussi de faire preuve de flexibilité et de respecter les préférences de votre collègue.

Voici un exemple d'e-mail qui peut susciter une réponse positive :

Tenez également compte de l'heure locale. Si vous planifiez un rendez-vous avec une personne située à l'autre bout du monde, assurez-vous qu'elle connaît les fuseaux horaires dans lesquels vous fixez un rendez-vous.

La connaissance des fuseaux horaires est un élément essentiel de la rédaction des courriels de demande de réunion. Si vous n'arrivez pas à comprendre que vous planifiez une réunion importante à 4 heures du matin, comment pouvez-vous résoudre leur problème ? Planifiez les réunions de manière à ce qu'elles conviennent à tout le monde.

#6 Demande de réponse pour confirmer la réunion

Précisez d'emblée si vous avez besoin d'une réponse à votre courriel de demande de réunion ou non ("J'apprécierais vos commentaires à ce sujet") et quand vous en avez besoin. Ne soyez pas trop pressant ou exigeant. Au contraire, montrez-vous respectueux et appréciez le temps de l'autre.

Demander l'envoi d'une confirmation vous permet également de revérifier la date, l'heure appropriée, l'horaire de la réunion et d'autres détails, ainsi que de valider la réservation de la salle de conférence (ce qui est essentiel pour la réunion formelle).

Voici l'astuce : Vous pouvez également automatiser le processus et envoyer une demande de calendrier avec un courriel d'invitation à une réunion. Il existe différents outils que vous pouvez utiliser à cette fin. Beaucoup d'entre eux, comme Google Calendar, intègrent cette fonction. Cela permet de gagner du temps et de faciliter la planification des réunions en ligne et hors ligne pour toutes les personnes concernées.

#7 Suivi si nécessaire avec le prochain courriel pour la programmation d'une réunion

Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un courriel à quelqu'un pour lui demander de vous rencontrer, et d'entendre le silence radio pendant les semaines qui ont suivi ? Bien qu'il ne s'agisse pas exactement d'une communication professionnelle, vos destinataires reçoivent probablement toutes sortes d'e-mails de demande de rendez-vous et ils sont peut-être trop occupés pour répondre à votre e-mail initial.

Il n'est pas toujours facile de répondre aux courriels professionnels. Pour s'assurer qu'il n'y a pas de retard dans l'organisation d'une réunion rapide et que toutes les parties sont tenues au courant, il est préférable de faire un suivi avec un rappel.

L'efficacité d'un courriel de suivi ne peut être surestimée - le taux de réponse peut même être jusqu'à 40% plus élevé que celui du courriel initial de demande de rendez-vous..

Utilisez les outils de suivi des courriels pour savoir si votre message a été lu et si aucune action n'a été entreprise. Cet outil est particulièrement utile pour les personnes qui envoient de longues chaînes d'e-mails de demande de réunion et qui ont du mal à garder une trace de toutes leurs conversations pour planifier des réunions.

Bonne nouvelle : en prenant l'initiative d'envoyer un courriel de suivi, votre demande de réunion ne se perd pas dans la masse. Vous pouvez répéter les détails essentiels, envoyer un ordre du jour détaillé ou trouver l'heure idéale qui convient au destinataire.

Si vous voulez en savoir plus sur la manière de rédiger des courriels professionnels, lisez ce qui suit : Guide des e-mails de marketing B2B - Ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

#8 Ajouter un lien vers un outil de programmation de votre choix

Trouver un moment opportun pour une réunion peut s'avérer une véritable corvée. Vos clients potentiels ont des horaires différents des vôtres et lorsque vous sollicitez un rendez-vous par courrier électronique, vous devez leur donner la possibilité de choisir.

Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider à améliorer vos courriels de demande de rendez-vous à froid. Par exemple, Calendly. 

Vous pouvez utiliser cet outil pour proposer à vos clients potentiels toutes vos disponibilités pour un entretien individuel. Ils ont accès à votre calendrier en ligne et peuvent choisir une heure qui leur convient également, ce qui maximise vos chances d'obtenir une réponse positive et un entretien fructueux.

Les applications telles que Calendly sont reliées à d'autres outils de réunion populaires tels que Google Meet et Zoom, ce qui vous permet d'être averti sur votre adresse électronique pour chaque nouvelle réunion réservée.

Modèle de courriel de demande de réunion d'affaires

Que vous rédigiez un courriel de demande de réunion parfait pour rencontrer des collègues, un client potentiel ou des partenaires commerciaux, vous pouvez utiliser ces modèles de courriel prêts à l'emploi pour votre proposition de réunion.

Ps. N'hésitez pas à adapter ces exemples d'e-mails de demande de réunion à vos besoins et aux types de demandes de réunion que vous souhaitez envoyer.

Modèle de courriel de réunion 1

Objet de l'e-mail : Parlons-en

Chère [nom],

Je me permets de vous contacter pour solliciter un entretien à propos de [thème] à un moment qui vous convient.

Je suis libre sur [date] à [heure] ou [date] à [heure]. Je peux créer une réunion via [app]. Faites-moi savoir si l'une de ces dates vous convient.

J'espère avoir bientôt de vos nouvelles !

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[votre nom]

Modèle de courrier électronique 2

Objet de l'e-mail : Collaboration // demande de réunion

Chère [nom],

Comme nous en avons discuté précédemment, je suis très intéressé par la possibilité d'une collaboration. Je pense que la combinaison de nos forces et de nos ressources serait bénéfique pour les deux parties.

Voici l'ordre du jour que j'avais prévu pour notre réunion :

1. Aperçu des plans de partenariat
2. Discuter des opportunités et des défis potentiels
3. Établir les prochaines étapes

Veuillez me faire savoir si cette [date] et [heure] pour vous. J'espère avoir bientôt de vos nouvelles.

Le meilleur,

[votre nom]

Modèle de courrier électronique 3

Objet de l'e-mail : Parlons affaires

Bonjour [nom],

Comme vous le savez, nos entreprises travaillent ensemble depuis un certain temps déjà, et je pense qu'il est important de maintenir les lignes de communication ouvertes et d'explorer les moyens de renforcer notre partenariat.

J'ai quelques idées passionnantes que j'aimerais partager avec vous, et je pense qu'une rencontre en personne serait le meilleur moyen d'en discuter plus en détail.

 

J'aimerais proposer la date de réunion suivante [date] à [heure], [lieu/lien vers la réunion]. Si cette date ne vous convient pas, veuillez m'indiquer quelques autres dates qui vous conviendraient.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[votre nom]

Modèle de courrier électronique 4

Objet : Prenons rendez-vous pour une réunion

Bonjour [nom],

 

Je suis sûr que vous êtes très occupé, mais j'espère que nous pourrons prendre le temps de discuter dans un avenir proche. Ce serait formidable d'entrer en contact et de discuter [thème de la réunion].

Seriez-vous disponible pour une réunion en ligne ou en personne ? Faites-moi savoir ce qui vous convient le mieux et nous réglerons les détails à partir de là.

Le meilleur,

[votre nom]

Modèle de courrier électronique 5

Objet : Allons prendre un café ☕

Chère [nom],

J'espère que tout va bien. Cela fait un certain temps que je souhaite prendre de vos nouvelles, chers collègues, et j'ai pensé que ce serait une bonne occasion de le faire. Je pensais vous rencontrer autour d'un café pour discuter de nos projets d'avenir et de la manière dont nous pouvons renforcer notre partenariat.

Date : [date]

Le temps : [heure]

Lieu : [emplacement]

Cela conviendrait-il à votre emploi du temps ? Dans l'attente d'une réponse de votre part, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Tous les meilleurs,

[votre nom]

Voici Bouncer

Bouncer contribue à améliorer la délivrabilité des e-mails en vérifiant la validité de chaque adresse, en réduisant les taux de rebond et en préservant votre réputation d'expéditeur. Notre outil, qui permet de gagner du temps, améliore l'efficacité des campagnes en automatisant le processus de vérification, garantissant ainsi que vos propositions de réunions atteignent les personnes réellement intéressées. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'élaboration d'une présentation parfaite pour les participants potentiels.
 

Vous êtes prêt à partir

Vous n'êtes plus qu'à quelques clics d'envoyer votre demande de réunion par courrier électronique. Veillez à vérifier tous les détails et à donner un bref aperçu de la réunion, qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe ou d'une demande de réunion formelle.

Si vous suivez toutes les étapes décrites dans cet article, vos invitations à des réunions seront très professionnelles. Après tout, cela vaut la peine de commencer sur une bonne note, avant même le début de la réunion. Si votre message initial est bien rédigé, il inspire confiance pour les collaborations futures.

Questions fréquemment posées

Comment rédiger un courriel pour planifier une réunion avec votre patron ?

Tous les conseils ci-dessus s'appliquent et vous pouvez même modifier certains des exemples d'e-mails énumérés ci-dessus lorsque vous rédigez un e-mail de demande de réunion. Toutefois, il peut être préférable de demander un rendez-vous à votre patron via une application de messagerie ou en personne plutôt que par courriel, car il risque de se perdre dans sa boîte de réception.

Comment demander poliment un rendez-vous ?

Utilisez des phrases telles que "Puis-je vous demander une faveur ?", "Pourriez-vous me rendre service ?", "Pourrais-je vous déranger une seconde ?" et d'autres expressions similaires dans vos courriels de demande de réunion. Une invitation à une réunion décontractée ne fonctionnera pas si vous vous adressez à des parties prenantes importantes. Ce type d'e-mail peut être perçu comme sordide, il faut donc conserver le style de communication 

Quel est le nombre de demandes de réunion qu'il est raisonnable d'envoyer ?

Cela dépend de la relation Vous devez être en mesure d'évaluer la qualité des contacts que vous avez avec la personne avant de planifier une réunion. Toutefois, vous devriez limiter vos demandes de rendez-vous par courrier électronique à une poignée au maximum. Lorsque vous envoyez des courriers électroniques non sollicités, moins il y en a, mieux c'est. Il vaut mieux envoyer une demande parfaite que plusieurs demandes moyennes.