Warum werden meine E-Mails als unzustellbar zurückgeschickt?

Warum kommen meine E-Mails als unzustellbar zurück?

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist ein wichtiger Aspekt des E-Mail-Marketings und der Kommunikation, den Unternehmen und Privatpersonen nicht als selbstverständlich ansehen sollten. Eines der häufigsten Probleme, die bei der Zustellbarkeit von E-Mails auftreten, ist das Problem der unzustellbaren E-Mails. Wenn Sie schon einmal eine E-Mail verschickt haben und dann die Nachricht erhalten haben, dass sie nicht zustellbar war, fragen Sie sich vielleicht, warum das so ist.

Es gibt mehrere Gründe, warum E-Mails als unzustellbar zurückkommen können, darunter die folgenden:

• falsche E-Mail-Adressen
• Probleme mit dem E-Mail-Server des Empfängers
• Spam-Filter
• und mehr. 

In einigen Fällen kann das Problem beim E-Mail-Server des Absenders liegen, z. B. wenn die IP-Adresse auf eine schwarze Liste gesetzt wurde oder der Absender als Spammer markiert wurde. 

Quelle

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich zugestellt werden, ist es wichtig, Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu ergreifen, einschließlich regelmäßiger Bereinigung Ihrer E-Mail-Liste, die Verwendung eines seriösen E-Mail-Anbieters, die Vermeidung von Spamming und die Einhaltung der Vorschriften für E-Mail-Marketing.

Warum also werden wir ständig mit E-Mail-Zustellungsproblemen und unzustellbaren Adressen geplagt? Wir werden uns die häufigsten Gründe dafür ansehen, was sie bedeuten und wie man diese problematischen E-Mail-Rückläufer beheben kann.

Zwei Haupttypen von gebouncten E-Mails

Es gibt zwei Arten von E-Mail-Bounce-Backs: weiche und harte. Die eine ist besorgniserregender als die andere, aber wenn eine der beiden Arten in Ihren E-Mail-Kampagnenlisten in größerer Zahl als akzeptabel auftritt, ist es an der Zeit herauszufinden, warum.

1. Soft-Bounce-E-Mail-Rückläufer

Weicher Aufschwung ist ein vorübergehendes Problem. Ihr Server wird so lange versuchen, Ihre E-Mail zuzustellen, bis sie den Weg in den Posteingang des Empfängers findet oder er nach einer bestimmten Anzahl von Versuchen oder einem Zeitlimit aufgibt.

Soft Bounces können durch vorübergehende Störungen des E-Mail-Servers verursacht werden, das Postfach des Empfängers ist voll, so dass nicht genügend Speicherplatz für Ihre Nachricht vorhanden ist, oder der Inhalt Ihrer E-Mail war einfach zu groß.

Löschen Sie Soft-Bounce-Adressen nicht voreilig - oft lösen sie sich von selbst, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen. Hartnäckige Soft Bounces müssen jedoch untersucht werden, und wenn Sie das Problem nicht lösen können, sollten Sie in Betracht ziehen, sie aus Ihren Listen zu entfernen.

Quelle

2. Harte Bounce-E-Mail-Rückläufer

Ein harter Aufprall ist etwas ernster, da es sich um ein dauerhaftes Problem handelt, das mehrere Ursachen haben kann. Eine dauerhafte Ablehnung bedeutet, dass es sich um eine falsche E-Mail-Adresse handelt, dass sie nicht existiert, dass sie nicht den benötigten E-Mail-Server hat oder dass die Adresse aus einem anderen Grund ungültig ist. Es könnte auch bedeuten, dass Ihre Adresse auf der schwarzen Liste des Empfängerservers steht oder von diesem gesperrt wurde.

Hardbounce-E-Mails müssen aus Ihren Listen entfernt werden, wenn es nicht möglich ist, den Fehler zu finden und zu beheben.

Unzustellbare E-Mail an Absender zurückgeschickt

Ein weiteres Problem, das bei der Zustellbarkeit von E-Mails auftreten kann, ist das Phänomen der "an den Absender zurückgeschickten E-Mails". Dies tritt auf, wenn eine E-Mail-Nachricht nicht an den vorgesehenen Empfänger zugestellt wird und stattdessen mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgeht. 

Es gibt mehrere Gründe, warum dies geschehen kann, unter anderem: 

• eine ungültige E-Mail Adresse
• einen vollen Briefkasten
• oder ein Serverfehler. 

In einigen Fällen kann der E-Mail-Server des Empfängers die Nachricht aufgrund von Spam-Filtern, schwarzen Listen oder anderen Sicherheitsmaßnahmen zurückweisen. 

Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails an den Absender zurückgeschickt werden, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass die E-Mail-Adressen in Ihrer Verteilerliste korrekt und aktuell sind. Außerdem ist es wichtig, Ihre E-Mails zu überwachen Bounce-QuoteDies ist der Prozentsatz der E-Mails, die als unzustellbar zurückgeschickt werden, und Sie können Maßnahmen ergreifen, um inaktive oder ungültige E-Mail-Adressen aus Ihrer Liste zu entfernen. 

Darüber hinaus sollten Sie sich an bewährte Verfahren für das E-Mail-Marketing halten, wie z. B. die Personalisierung Ihrer Nachrichten, die Vermeidung von Spam-Sprache und -Taktikenund die Bereitstellung einer einfachen Möglichkeit für die Empfänger, sich abzumelden, kann dazu beitragen, die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern und das Risiko zu verringern, dass E-Mails an den Absender zurückgeschickt werden.

Arten von unzustellbaren E-Mails

Die folgende Liste enthält die meisten der üblichen Gründe für Ihre unzustellbaren E-Mails. Wenn eine unzustellbare E-Mail, aus welchem Grund auch immer, zurückkommt, enthält sie normalerweise eine automatische Erklärung des Problems (eine Autoresponder-Nachricht). Jedes Problem ist mit einem spezifischen Code versehen, der eine kurze Erläuterung des jeweiligen Problems enthält.

1. Nicht existierende E-Mail-Adressen

Es gibt viele Gründe, warum eine einst aktive und gesunde E-Mail-Adresse zu zurückgesandten E-Mails führen kann. Mitarbeiter wechseln ihren Arbeitsplatz oder ihr Unternehmen, sie aktualisieren ihre Domänennamen im Zuge einer Markenumstellung oder wechseln den Dienstanbieter, so dass ihre alten Kontaktdaten, einschließlich ihrer E-Mail-Adressen, nicht mehr existieren.

2. E-Mail-Adressfehler

Ein häufiges Problem bei E-Mails Vermarkter ist menschliches Versagen. Es ist so einfach, eine E-Mail-Adresse falsch einzugeben, selbst wenn die Benutzer sie auswendig kennen, und eine solche E-Mail-Adresse wird unzustellbar.

3. Der Server ist nicht verfügbar

Wenn Ihr Mailserver den Mailserver des Empfängers nicht finden kann, hat er keine Chance, Ihre E-Mail an den gewünschten Empfänger zuzustellen - das wäre so, als würde man versuchen, einen Brief an ein Haus zu schicken, das nicht existiert oder in einer unbekannten Straße liegt!

Server können aus allen möglichen Gründen offline gehen: Es kann an geplanten Wartungsarbeiten liegen, sie sind überlastet, es kann zu einem Absturz gekommen sein oder es gibt andere Komplikationen mit dem Serverplatz oder der Funktion. In der Regel handelt es sich bei diesen Fehlern um "Soft Bounces". Behalten Sie sie im Auge, wenn sie weiterhin auftreten, denn es könnte sich um ein ernsthafteres Problem handeln.

4. Mailbox voll

Schlechte E-Mail-Verwaltung führt zu überquellenden Ordnern und vollen Postfächern. Wenn ein Postfach seine Grenze überschreitet und kein Platz mehr für Ihre Nachricht ist, wird sie als "Soft Bounce" zurückgeschickt. Es könnte sein, dass der Benutzer unorganisiert ist, aber es könnte genauso gut sein, dass er das E-Mail-Konto nicht mehr benutzt.

5. Ihre E-Mail-Nachricht überschreitet die Grenzen des Empfängers

Je nachdem, wie der Empfänger sein E-Mail-Konto einrichtet, liegt die typische Grenze für die E-Mail-Größe bei etwa 10 MB. Wenn Ihre Nachrichten große Dateien enthalten oder wenn der Empfänger weitaus niedrigere Grenzen als die üblicherweise akzeptierten gesetzt hat, wird der Server sie wegen zu großer Größe zurückweisen.

6. Sie haben Ihr Sendelimit überschritten

Einige Server erlauben es nicht, E-Mails in Stapeln von mehr als 25 auf einmal zu senden. Wenn Sie das Limit überschreiten, werden Sie Probleme bekommen - wenn Sie versuchen, Stapel von mehr als 100 zu senden, werden Sie möglicherweise sogar von Ihren eigenen Servern ausgesperrt.

7. Gesperrte E-Mail-Adressen und verweigerte Erlaubnis

Wenn Ihre E-Mail-Adresse blockiert wird, liegt das daran, dass der Server des Empfängers entschieden hat, dass sie nicht vertrauenswürdig ist, oder dass der Benutzer spezielle Regeln geschrieben hat, um verhindern, dass bestimmte Arten von Nachrichten durchgelassen werden.

Einige Server sind strenger als andere: die von Krankenhäusern, Arztpraxen, Schulen, Hochschulen und Behörden zum Beispiel. Wenn Sie Probleme mit diesen Empfängern haben, müssen Sie sie auf anderem Wege kontaktieren und sich in die Liste der "sicheren Absender" aufnehmen lassen.

Ihre E-Mail-Adresse kann einen schlechten Ruf erhalten haben, wenn sie verwendet wurde von Spammer, um eine hinterhältige Kampagne durchzuführen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie in den schwarzen Listen der Branche nachsehen, ob Sie als Spam-Versender markiert wurden. Wenn dies der Fall ist, gibt es bestimmte Schritte, um Ihre Adresse zu löschen.

8. Ihre E-Mails sind auf der Greylist

Wenn der Posteingangsserver den Namen der E-Mail nicht erkennt IP-Adressekann er sie vorübergehend ablehnen.

9. Auto-Response-Meldungen

Obwohl es sich dabei nicht um eine typische Bounce-Meldung handelt, landen diese Antworten in Ihrem Posteingang neben anderen Fehlermeldungen. Wenn ein Nutzer in den Urlaub fährt oder nicht in der Lage ist, seine E-Mails zu empfangen und zu lesen, richtet er automatische Antworten ein, um den Absender darüber zu informieren, dass dies der Fall ist.

In diesen Fällen landet die ursprüngliche E-Mail wie gewünscht im Posteingang - die Rückmeldung dient lediglich der Information des Absenders.

Sind unzustellbare E-Mails schlecht für Ihre Zustellbarkeit?

Wenn Ihre Absprungraten stetig steigen, ist das eine schlechte Nachricht für Ihre E-Mail-Absenderkennungund eine schlechte Absenderbewertung führt letztendlich dazu, dass immer mehr Nachrichten ihr Ziel nicht erreichen.
Sie werden die Bounce-E-Mails nie ganz auslöschen können, aber Sie können sie in einem sicheren Rahmen halten.

Wie kann ich unzustellbare E-Mails korrigieren?

Wenn Sie Probleme mit unzustellbaren E-Mails haben, können Sie verschiedene Schritte zur Fehlersuche und -behebung unternehmen. 

Überprüfen Sie zunächst die E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell ist. Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers ungültig ist, kann die E-Mail nicht zugestellt werden. 

Überprüfen Sie als Nächstes die Fehlermeldung, die mit der nicht zustellbaren E-Mail zurückgegeben wurde. Die Fehlermeldung kann Hinweise auf die Ursache des Problems liefern, z. B. ein volles Postfach oder ein Spamfilter, der die E-Mail blockiert. Wenn das Problem mit Ihrem E-Mail-Server zusammenhängt, sollten Sie sich an Ihren E-Mail-Dienstanbieter wenden, um das Problem zu beheben. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre E-Mail-Inhalte und -Versandpraktiken den Vorschriften und bewährten Verfahren für das E-Mail-Marketing entsprechen. Um zu verhindern, dass sich Ihre Marketing-Teams fragen: "Warum kommen E-Mails als unzustellbar zurück?", helfen die folgenden Tipps, die Dinge im Griff zu behalten.

1. Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Listen

Für die „stimmt“. Listenhygiene sollten Sie sie regelmäßig bereinigen, um zu verhindern, dass unnötige unzustellbare E-Mail-Rückläufer Ihren Absenderwert beeinträchtigen. 

Ob Sie das nun manuell oder mit einem Listenbereinigungsdienst oder einer Software tun, es sollte bereits Teil Ihres Marketingplans sein. Software wie unsere hilft dabei, alle Arten von problematischen E-Mail-Adressen einzugrenzen und sie mit einem Mausklick zu entfernen.

2. Verwenden Sie Opt-in-Methoden für saubere Adressen

Um zu vermeiden, dass falsch eingegebene oder gefälschte E-Mail-Adressen über Ihre Anmeldeformulare hinzugefügt werden, stellen Double-Opt-In-Methoden sicher, dass jede hinzugefügte Adresse gültig zum Zeitpunkt der Antragstellung.

3. Formatieren Sie Ihre Nachrichten so, dass sie spamfrei sind

Dies ist zwar kein typisches technisches Problem, aber wenn Sie Ihre Kampagnennachrichten nicht durch einen Spam-Checker laufen lassen, entgeht Ihnen ein Trick. Es gibt unzählige Ausdrücke, Begriffe, Techniken, Praktiken und Aktionen, die von Servern als potenzielle Spam-Nachrichten erkannt werden. 

Um Ihre ursprüngliche Nachricht so zu formatieren, dass sie wie eine gesunde, vertrauenswürdige Nachricht aussieht, bedarf es einiger sorgfältiger Überlegung und Anwendung.

4. Folgen Sie einem regelmäßigen Zeitplan

Mail-Server überwachen, wie viele E-Mails Sie senden und wann Sie sie senden. Sie suchen nach der Art von unregelmäßigen Zeitplänen, die Spammer verwenden. Wenn Sie vermeiden wollen, dass Warnflaggen ausgelöst werden, bauen Sie die Anzahl Ihrer E-Mail-Listen stetig auf und versenden Sie Ihre Kampagnen nach einem regelmäßigen Zeitplan. So erscheinen Sie so echt, wie man es von Ihnen erwartet, und Sie werden mit einem guten Gefühl beurteilt.

Keine unzustellbaren E-Mails mehr - mit Bouncer

Sie suchen nach einer sicheren Methode, um Ihre Zustellbarkeitsraten zu erhöhen? Mit Bouncer erreichen Sie den Posteingang jedes Mal. Lassen Sie Ihre E-Mail-Listen einfach durch unser Tool laufen, und wir sagen Ihnen sofort, welche E-Mails zugestellt werden können und welche Sie auf Wiedersehen sagen müssen. 

Heute anmelden und beobachten Sie, wie Ihre Zustellbarkeit in die Höhe schießt!

Häufig gestellte Fragen

Wie kann eine E-Mail unzustellbar sein, wenn ich die richtige Adresse habe?

Sind Sie sicher, dass Sie die richtige(n) Adresse(n) haben? Die meisten E-Mail-Adressen sind nach ein paar Monaten veraltet - Menschen wechseln ihren Arbeitsplatz, ändern ihre E-Mail-Adressen und das Leben geht weiter. Es ist gut möglich, dass Ihre E-Mail geplatzt ist, weil die Adresse nicht mehr existiert.

Können unzustellbare E-Mails meinem Unternehmen schaden?

Ja, sie können dem Ruf Ihres Absenders schaden und Sie können von verschiedenen E-Mail-Anbietern gesperrt werden. Selbst wenn Sie keine Spam-E-Mails versenden, können Sie von allen zukünftigen E-Mail-Marketing-Kommunikationen ausgeschlossen werden, und die Behebung dieses Problems kann viel Zeit und Geld kosten.

Wie kann ich meine Probleme mit der Zustellbarkeit am schnellsten beheben?

Nehmen Sie alle Ihre Verteilerlisten und lassen Sie sie durch Bouncer laufen. Sie erhalten einen schnellen Überblick darüber, welche E-Mails für immer gelöscht werden müssen. Sobald Sie ungültige Adressen entfernen, werden Sie einen massiven Anstieg aller Ihrer E-Mail-Marketing-Kennzahlen feststellen.