Ein E-Mail-Konto: Der einzige Leitfaden für Einsteiger, den Sie brauchen

Was sind E-Mail-Clients?

E-Mail-Clients sind Softwareanwendungen, die auf Ihrem Gerät installiert werden, um die E-Mails zu verwalten, die Sie senden und empfangen. Der Client interagiert mit einem entfernten E-Mail-Server, um auf diese E-Mails zuzugreifen. Apple Mail und Microsoft Outlook sind zwei Beispiele für beliebte E-Mail-Clients, die Sie wahrscheinlich schon kennen. Es gibt noch weitere E-Mail-Konten, auf die wir gleich noch eingehen werden.

Was ist Webmail?

Webmail bezieht sich auf eine Art von E-Mail, auf die ausschließlich online zugegriffen wird und die hauptsächlich in der Cloud und nicht auf Ihrem Gerät existiert. Statt einer installierten Anwendung oder eines Softwareprogramms, das Ihre E-Mails abruft, verwalten Sie Ihren Posteingang über Ihren Internetanbieter. Einige gängige Beispiele sind Gmail (als Teil von Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail und Yahoo Mail.

Unterschied zwischen E-Mail-Clients und Webmail

Bevor Sie sich mit den verschiedenen Protokollen befassen, die zum Herunterladen von E-Mails verwendet werden, sollten Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen E-Mail-Clients und Webmail kennen. Wenn Sie jemals ein Online-E-Mail-Konto eingerichtet haben, zum Beispiel mit Outlook.com oder Gmail, haben Sie Webmail verwendet.

Quelle

Wenn Sie hingegen eine App für Ihre E-Mails wie Microsoft Outlook oder Windows Live Mail verwenden, handelt es sich um einen E-Mail-Client. Sowohl E-Mail-Clients als auch Webmail senden und empfangen E-Mails mit ähnlichen Methoden.

Webmail-Dienste sind Anwendungen, die für den Online-Betrieb über einen Browser geschrieben wurden, ohne dass zusätzliche Software oder Anwendungen erforderlich sind. Im Gegensatz dazu ist ein E-Mail-Client eine Anwendung, die auf einem lokalen Gerät wie Ihrem Smartphone oder PC installiert wird.

Diese Client-Anwendung interagiert dann mit entfernten E-Mail-Servern, um E-Mails herunterzuladen und zu versenden.

Unabhängig davon, ob Sie nach privaten oder geschäftlichen Anwendungsfällen suchen, scheinen Webmail-Dienste wie Yahoo Mail, Proton Mail und iCloud eine gute Wahl zu sein. Außerdem bieten einige Webmail-Anbieter wie Gmail zusätzliche Dienste wie Google Drive, zusätzlichen E-Mail-Speicherplatz, Zwei-Faktor-Authentifizierung und mehr.

Was sind die verschiedenen Arten von E-Mail-Konten?

Wenn Sie ein E-Mail-Konto für Ihr Unternehmenhaben Sie wahrscheinlich eines der drei wichtigsten E-Mail-Kontotypen: POP, IMAP und Microsoft Exchange.

POP-Konten

POP steht für "Post Office Protocol". Es wurde vor vielen Jahren entwickelt, damit E-Mail-Programme wie Outlook Nachrichten von verschiedenen E-Mail-Diensten herunterladen und versenden können. Im Laufe der Jahre hat es viele verschiedene Versionen von POP gegeben. POP3 ist die am weitesten verbreitete Version.

Ein POP-E-Mail-Konto funktioniert im Wesentlichen so, dass es E-Mail-Daten auf den ersten Client herunterlädt, der sich mit ihm verbindet. Wenn Sie also auf Ihrem iPad Outlook öffnen, um neue E-Mails per POP herunterzuladen, ist Ihr iPad der einzige Ort, an dem diese gespeichert sind.

Sie werden nicht angezeigt, wenn Sie von einem anderen Gerät wie einem Smartphone oder einem Desktop-Client auf dieselbe E-Mail-Adresse zugreifen. Dies hat Vor- und Nachteile.

Über POP3

Das Post Office Protocol bietet eine Methode zur Interaktion mit Mailservern, die aus einer Zeit stammt, als das Internet noch ganz anders war als heute. Damals hatten die meisten Computer keinen permanenten Internetzugang. Stattdessen stellten die Benutzer eine Verbindung zum Internet her, nutzten es für die gewünschten Zwecke und trennten dann die Verbindung.

Grundlegende POP-Kontoeinstellungen. Quelle

POP wurde von Ingenieuren als eine einfache und effektive Methode zum Herunterladen von E-Mails zum Offline-Lesen entwickelt. Die erste Version wurde 1984 entwickelt, dann wurde sie überarbeitet und 1985 wurde POP2 entwickelt.

POP3 kam später und ist immer noch die aktuelle Version dieses E-Mail-Protokolls. Es ist nach wie vor eines der beliebtesten E-Mail-Protokolle.

IMAP-Konto

Nachdem POP eine Zeit lang verwendet wurde, wurde IMAP (Internet Message Access Protocol) eingeführt. Im Gegensatz zu einem POP-E-Mail-Konto stellen IMAP-E-Mail-Konten weiterhin eine Verbindung zum E-Mail-Server her.

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Das heißt, wenn Sie ein E-Mail-Programm auf Ihrem Laptop öffnen und eine neue E-Mail herunterladen, wird diese E-Mail auch auf Ihren anderen Geräten, wie z. B. Ihrem Smartphone, heruntergeladen.

Wenn Sie z. B. auf Ihrem iPad auf Ihre E-Mails zugreifen und neue E-Mails lesen, werden diese weiterhin als gelesen angezeigt, wenn Sie das nächste Mal von Ihrem Desktop-PC aus auf Ihre E-Mails zugreifen. IMAP ist zwar eine bessere Option für die Synchronisierung, beansprucht aber mehr Rechenleistung und kann fehleranfälliger sein.

Vorteile der Verwendung von IMAP

Die Verwendung eines IMAP-E-Mail-Kontos bietet mehrere Vorteile, darunter:

Sicherung: Sie können immer auf Ihre E-Mails auf einem anderen Gerät zugreifen, wenn Ihr Hauptgerät verloren geht, kaputt geht oder gestohlen wird und Sie nicht mehr auf Ihre E-Mails zugreifen können.

Einfacher Zugang: Für die Einrichtung und Nutzung einer E-Mail-Adresse über ein IMAP-E-Mail-Konto ist keine Lizenzierung erforderlich.

Fernzugriff: Die Nachrichten bleiben auf dem Server, bis Sie sie löschen, d. h. Sie müssen keine Nachrichten auf Ihr Gerät herunterladen, um sie anzusehen. Anhänge, die Sie nicht benötigen, müssen nicht heruntergeladen werden.

Unterstützung mehrerer Geräte: Heutzutage werden IMAP-E-Mail-Konten von den meisten Geräten unterstützt, so dass Sie Ihre E-Mails problemlos von PCs, Laptops, Smartphones, Tablets und anderen Geräten abrufen können.

Flexibilität: Sie können problemlos zwischen E-Mail-Clients, Webmail und verschiedenen Geräten wechseln, ohne dass Nachrichten verloren gehen oder heruntergeladen werden müssen.

Organisation: Mit IMAP-E-Mail-Konten können Sie den Posteingang ganz einfach nach Ihren Bedürfnissen organisieren, z. B. durch Hinzufügen von Ordnern, Sortieren von Nachrichten, Markieren von Nachrichten und mehr. Sie enthalten auch Suchfunktionen, mit denen Sie alle benötigten Nachrichten finden können.

Microsoft Exchange

Diese Art von E-Mail-Konto ist die fortschrittlichste und wurde für moderne Unternehmen entwickelt, wird aber auch von vielen Privatpersonen genutzt. Das Exchange-Protokoll wurde entwickelt, um E-Mail-Benutzern nicht nur die Synchronisierung von E-Mails, sondern auch von Kalendern, Kontakten und mehr zwischen E-Mail-Clients und -Diensten zu ermöglichen.

Andere Optionen?

Es gibt noch andere Protokolle für den Versand, den Empfang und die Nutzung von E-Mail-Diensten. Die meisten Menschen verwenden jedoch POP3, IMAP oder Exchange, die drei wichtigsten Protokolle, die heute verwendet werden.

Was ist beim Einrichten eines E-Mail-Kontos zu verwenden?

Bei der Einrichtung eines neuen E-Mail-Kontos müssen Sie möglicherweise die Wahl des richtigen E-Mail-Protokolls in Betracht ziehen. Die gute Nachricht ist, dass es ziemlich einfach sein kann, die beste Wahl für Sie zu treffen, je nachdem, wie Sie mit Ihrem E-Mail-Dienstanbieter kommunizieren und welche E-Mail-Einstellungen Sie bevorzugen.

IMAP ist die beste Wahl, wenn Sie Ihre E-Mails von verschiedenen Geräten aus abrufen, z. B. von Computern, Smartphones und Tablets, oder einen Webmail-Dienst nutzen. Wenn Sie hauptsächlich Webmail nutzen und diese mit Ihrem Telefon oder Tablet synchronisiert werden sollen, ist IMAP die beste Lösung dafür.

IMAP wird auch empfohlen, wenn Sie einen E-Mail-Client auf einem bestimmten Rechner verwenden, obwohl POP3 in dieser Situation auch funktioniert.

Wenn Sie eine umfangreiche E-Mail-Historie haben und einen älteren E-Mail-Anbieter nutzen, der nicht viel Speicherplatz anbietet, ist POP3 möglicherweise die beste Wahl, um zu verhindern, dass Ihnen der Speicherplatz auf dem E-Mail-Server ausgeht.

Wenn Sie hingegen eine Firmen-E-Mail-Adresse haben und Ihr Arbeitsplatz einen Exchange-Server verwendet, dann ist Exchange die einzige Option für Sie. Exchange könnte auch die ideale Wahl sein, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails mit Ihrem Kalender, Ihren Kontakten und mehr synchronisiert werden.

Diese Konten kosten jedoch in der Regel mehr als andere Arten von E-Mail-Adressen, und ihre Einrichtung und Pflege kann recht technisch sein.

Office 365-Postfachtypen

Neben den verschiedenen E-Mail-Protokollen können Sie bei Diensten wie Office 365 auch zwischen verschiedenen Mailbox-Typen wählen. Dazu gehören:

Lizensierter Briefkasten

Ein lizenziertes Postfach ist für persönliche E-Mails bestimmt und erfordert eine Anmeldung. Dies kann entweder in der Outlook-Webanwendung oder in der Desktop-Version von Outlook erfolgen.

Vertriebsgruppen

Post, die über Kostenlose. Verteilergruppen werden als einzelne Postsendungen an jedes Ziel zugestellt. Einzelne Gruppenmitglieder erhalten eine E-Mail in ihrer persönlichen Mailbox und können von ihrer E-Mail-Adresse aus antworten. Ähnlich wie bei Postfächern können Sie auch für Gruppen Aliasnamen festlegen.

Ausrüstung Mailbox

Die Ausstattungspostfächer, auch Raumpostfächer genannt, sind kostenlose Postfächer für die Reservierung und Koordinierung von Ausstattungen und Räumen.

Gemeinsame Briefkästen

Gemeinsame Postfächer bieten bis zu 10 GB kostenlosen Speicherplatz für E-Mails und sollen es einer Gruppe erleichtern, E-Mails von einer öffentlichen E-Mail-Adresse aus zu überwachen und zu versenden, z. B. von der E-Mail-Adresse des Kundendienstes eines Unternehmens.

Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das gemeinsame Postfach gesendet wurde, scheint die E-Mail vom gemeinsamen Postfach zu stammen und nicht vom einzelnen Benutzer. Die gemeinsame Mailbox kann auch als gemeinsamer Teamkalender verwendet werden.

Unabhängig davon, wofür Sie eine E-Mail-Adresse verwenden, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von E-Mail-Konten zu kennen, um das richtige Konto für Sie auszuwählen. Sie sollten auch einen Blick auf die erweiterten Funktionen werfen, die jedes Konto bietet, sowie auf den Cloud-Speicher und die insgesamt angebotene erweiterte E-Mail-Sicherheitsschicht.

Einpacken

Die Wahl der richtigen Art von E-Mail-Konto kann recht einfach erscheinen. Wenn Sie jedoch beabsichtigen, E-Mail für Ihr Unternehmen zu nutzen und einen guten Marketing-Return-on-Investment über diesen Kanal zu erzielen, ist es ratsam, etwas mehr Zeit zu investieren, um die beste Art von Konto zu finden.

Und wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, möchten Sie sichergehen, dass die von Ihnen versendeten E-Mails auch wirklich bei den vorgesehenen Empfängern ankommen. Deshalb brauchen Sie Bouncer - damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Verteilerlisten sauber und frei von gefälschten Wegwerf-E-Mail-Adressen oder Adressen mit Tippfehlern sind.

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Häufig gestellte Fragen

Welches ist das beste kostenlose E-Mail-Konto?

Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Erwartungen ab. Google Mail (und der gesamte Google-Arbeitsbereich) wird häufig als die beste Allround-Lösung genannt, insbesondere für die Offline-Verfügbarkeit. Andere Anbieter sind jedoch in verschiedenen Bereichen ebenso gut. Yahoo Mail bietet viel Speicherplatz, während iCloud Mail einwandfrei mit iOS-Geräten und dem Apple-Ökosystem funktioniert.

Welches ist das sicherste kostenlose E-Mail-Konto?

Wenn Sicherheit Ihr Hauptanliegen ist, sollten Sie sich unter anderem Proton Mail, Mailfence und Zoho Mail ansehen. Leider ist Gmail nicht der Spitzenkandidat auf dieser Liste. Diese Konten schützen Sie mit ihren E-Mail-Filtern nicht nur vor Spam-E-Mails, sondern verhindern auch, dass sich jemand Zugang verschafft. Für sichere geschäftliche E-Mails sind diese Konten die beste Wahl.

Ist das Versenden von E-Mails sicherer als ein Telefonat?

Im Allgemeinen, ja. Es gibt viele Möglichkeiten für andere Personen, ein Telefongespräch abzuhören und zu hören, was Sie am Telefon sagen. Andererseits ist Ihre durchschnittliche Google Mail-Adresse sehr schwer zu hacken, verglichen mit dem Aufwand, ein Telefongespräch mitzuhören.