Dlaczego moje wiadomości e-mail wracają jako niedostarczone?

Dlaczego moje e-maile wracają jako niedostarczone?

Dostarczalność wiadomości e-mail jest krytycznym aspektem marketingu e-mailowego i komunikacji, którego firmy i osoby prywatne nie powinny brać za pewnik. Jednym z najczęstszych problemów, jakie ludzie napotykają w związku z dostarczalnością wiadomości e-mail, jest problem niedostarczalnych wiadomości e-mail. Jeśli kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail tylko po to, aby otrzymać wiadomość, że jest ona niedostarczalna, możesz się zastanawiać, dlaczego tak się dzieje.

Istnieje kilka powodów, dla których wiadomości e-mail mogą być zwracane jako niedostarczalne, w tym następujące:

• Nieprawidłowe adresy e-mail
• problemy z serwerem poczty e-mail odbiorcy
• filtry antyspamowe
• i nie tylko. 

W niektórych przypadkach problem może leżeć po stronie serwera pocztowego nadawcy, np. gdy adres IP został umieszczony na czarnej liście lub nadawca został oznaczony jako spamer. 

Źródło

Aby zapewnić pomyślne dostarczanie wiadomości e-mail, ważne jest, aby podjąć kroki w celu poprawy dostarczalności wiadomości e-mail, w tym regularnie Czyszczenie listy e-mailowejKorzystanie z renomowanego dostawcy usług e-mail, unikanie taktyk spamerskich i przestrzeganie przepisów dotyczących marketingu e-mailowego.

Dlaczego więc ciągle nękają nas problemy z dostarczaniem wiadomości e-mail i adresy niedostarczone? Przyjrzymy się najczęstszym powodom, dla których tak się dzieje, co każdy z nich oznacza i jak naprawić te problematyczne e-maile zwrotne.

Dwa główne typy odbitych maili

Istnieją dwa rodzaje odrzuceń wiadomości e-mail: miękkie i twarde. Jeden z nich budzi większe obawy niż drugi, ale jeśli któryś z nich pojawia się na Twoich listach kampanii emailowych w liczbie większej niż dopuszczalna, czas dowiedzieć się dlaczego.

1. Miękkie odbicie zwrotów email

Miękkie odbicie jest problemem tymczasowym. Serwer będzie próbował dostarczać wiadomości e-mail, dopóki nie trafią one do skrzynki odbiorczej odbiorcy lub nie zrezygnuje po określonej liczbie prób lub upływie określonego czasu.

Miękkie odesłania mogą być spowodowane tymczasowymi zakłóceniami na serwerze poczty e-mail, zapełnieniem skrzynki pocztowej odbiorcy, przez co na serwerze nie ma wystarczającej ilości miejsca na wiadomość lub treść wiadomości e-mail była po prostu zbyt duża.

Nie należy przedwcześnie usuwać adresów odrzuceń miękkich - często rozwiązują się one same bez żadnych działań. Jednak uporczywe miękkie odesłania wymagają zbadania, a jeśli nie możesz rozwiązać problemu, musisz rozważyć usunięcie ich z list.

Źródło

2. Odrzucanie zwrotów email

Mocne odbicie jest nieco poważniejszy, ponieważ zapowiada stały problem i może być spowodowany kilkoma przyczynami. Stałe odrzucenie oznacza, że jest to nieprawidłowy adres e-mail, nie istnieje, nie ma potrzebnego serwera e-mail lub adres jest nieprawidłowy z innego powodu. Może to również oznaczać, że adres znajduje się na czarnej liście lub został zablokowany przez serwer odbiorcy.

Maile z twardymi odbiciami muszą być usunięte z Twoich list, jeśli nie jest możliwe znalezienie błędu i naprawienie go.

Niedostarczone wiadomości e-mail zwrócone do nadawcy

Inną kwestią, która może pojawić się w związku z dostarczalnością wiadomości e-mail, jest zjawisko "e-mail zwrócony do nadawcy". Dzieje się tak, gdy wiadomość e-mail nie zostanie dostarczona do zamierzonego odbiorcy i zamiast tego zostanie zwrócona do nadawcy z komunikatem o błędzie. 

Istnieje kilka powodów, dla których może się to zdarzyć, w tym 

• nieprawidłowy adres e-mail
• pełna skrzynka pocztowa
• lub błąd serwera. 

W niektórych przypadkach serwer poczty e-mail odbiorcy może odrzucić wiadomość z powodu filtrów antyspamowych, czarnych list lub innych środków bezpieczeństwa. 

Aby uniknąć zwracania wiadomości e-mail do nadawcy, należy upewnić się, że adresy e-mail na liście mailingowej są dokładne i aktualne. Ważne jest również monitorowanie wiadomości e-mail współczynnik odrzuceń, czyli odsetek wiadomości e-mail, które są zwracane jako niedostarczalne, i podjąć działania w celu usunięcia nieaktywnych lub nieprawidłowych adresów e-mail z listy. 

Ponadto przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie marketingu e-mailowego, takich jak personalizacja wiadomości, unikanie Spamerski język i taktykiZapewnienie odbiorcom łatwego sposobu na rezygnację z subskrypcji może pomóc poprawić dostarczalność wiadomości e-mail i zmniejszyć ryzyko ich zwrotu do nadawcy.

Rodzaje niedostarczonych e-maili

Poniższa lista zawiera większość typowych przyczyn odrzuceń wiadomości e-mail. Gdy niedostarczalna wiadomość e-mail powraca, z jakiegokolwiek powodu, zazwyczaj zawiera automatyczne wyjaśnienie problemu (a wiadomość autorespondera). Każdy problem ma określony kod, podający krótkie wyjaśnienie problemu w danym przypadku.

1. Nieistniejące adresy e-mail

Istnieje wiele powodów, dla których niegdyś aktywny i zdrowy adres e-mail może skutkować zwrotem wiadomości. Pracownicy odchodzą z pracy i organizacji, aktualizują nazwy domen podczas rebrandingu lub zmieniają dostawców usług, więc ich stare dane kontaktowe przestają istnieć, w tym ich adresy e-mail.

2. Błędy w adresie e-mail

Powszechny problem z pocztą elektroniczną marketerzy to błąd ludzki. Tak łatwo jest błędnie wpisać adres e-mail, nawet jeśli użytkownicy znają je na pamięć, a taki adres e-mail staje się niedostarczalny.

3. Serwer jest niedostępny

Jeśli twój serwer pocztowy nie może znaleźć serwera pocztowego odbiorcy, to nie ma szans na dostarczenie twojej wiadomości do zamierzonego odbiorcy - to tak jakbyś próbował wysłać list do domu, który nie istnieje lub znajduje się na nieznanej ulicy!

Serwery mogą przestać działać z różnych powodów: może to być spowodowane zaplanowaną konserwacją, przeciążeniem, awarią lub innymi komplikacjami związanymi z przestrzenią lub funkcją serwera. Zazwyczaj błędy te powodują miękkie odbicia, więc miej na nie oko, jeśli się utrzymują; może to być poważniejszy problem.

4. Skrzynka pocztowa pełna

Złe zarządzanie pocztą elektroniczną prowadzi do przepełnionych folderów i pełnych skrzynek pocztowych. Gdy skrzynka przekracza swój limit i nie ma w niej miejsca na Twoją wiadomość, jest ona zwracana jako soft bounce. Może to być spowodowane tym, że użytkownik jest niezorganizowany, ale równie dobrze może to być fakt, że nie korzysta już z tego konta pocztowego.

5. Twoja wiadomość e-mail przekracza limity odbiorcy

W zależności od tego, jak każdy odbiorca skonfiguruje swoje konto e-mail, typowy limit rozmiaru wiadomości wynosi około 10 MB. Jeśli wiadomości zawierają duże pliki lub jeśli odbiorca ustawił znacznie niższe limity niż zwykle akceptowane, serwer odrzuci je z powodu zbyt dużego rozmiaru.

6. Przekroczyłeś swój limit wysyłania

Niektóre serwery nie pozwalają na wysyłanie maili w partiach większych niż 25 na raz. Jeśli przekroczysz ten limit, będziesz miał problemy - jeśli spróbujesz wysłać partie powyżej 100, możesz nawet zostać zablokowany na własnych serwerach.

7. Zablokowane adresy e-mail i odmowa zgody

Jeśli twój adres e-mail jest zablokowany, dzieje się tak, ponieważ serwer odbiorcy uznał, że nie jest on godny zaufania lub użytkownik napisał określone zasady, aby zapobieganie przedostawaniu się niektórych typów wiadomości.

Niektóre serwery są bardziej restrykcyjne niż inne: na przykład te należące do szpitali, gabinetów lekarskich, szkół, uczelni i urzędów państwowych. Jeśli masz problemy z tego typu odbiorcami, będziesz musiał skontaktować się z nimi w inny sposób i poprosić o dodanie Cię do listy "bezpiecznych nadawców".

Twój adres e-mail może mieć złą reputację, jeśli był używany przez spamerów w celu przeprowadzenia podstępnej kampanii. W takim przypadku należy sprawdzić czarne listy branżowe, aby sprawdzić, czy zostałeś oznaczony jako nadawca spamu. Jeśli tak, istnieją konkretne kroki, które należy wykonać, aby wyczyścić swój adres.

8. Twoje e-maile są na szarej liście

Jeśli serwer przychodzący nie rozpoznaje adresu e-mail Adres IPmoże go tymczasowo odrzucić.

9. Komunikaty z automatyczną odpowiedzią

Chociaż nie jest to typowa wiadomość odrzucająca jako taka, odpowiedzi te wylądują w skrzynce odbiorczej obok innych komunikatów o błędach. Gdy użytkownik wyjeżdża na wakacje lub nie jest w stanie odbierać i czytać swoich wiadomości e-mail, konfiguruje automatyczne odpowiedzi, aby powiadomić nadawców, że tak się stało.

W takich sytuacjach oryginalny email ląduje tak jak trzeba w skrzynce odbiorczej - wiadomość zwrotna służy wyłącznie do informacji dla nadawcy.

Czy niedostarczone emaile wpływają negatywnie na dostarczalność?

Jeśli współczynnik odrzuceń stale rośnie, jest to zła wiadomość dla Twojej firmy. Wynik nadawcy wiadomości e-mail, a słaba ocena nadawcy ostatecznie doprowadzi do tego, że coraz więcej wiadomości nie dotrze do celu.
Nigdy nie wyeliminujesz całkowicie odrzuceń wiadomości e-mail, ale możesz utrzymać je w bezpiecznych zakresach.

Jak naprawić niedostarczone emaile?

Jeśli doświadczasz problemów z niedostarczonymi wiadomościami e-mail, istnieje kilka kroków, które możesz podjąć, aby rozwiązać ten problem. 

Po pierwsze, należy dwukrotnie sprawdzić adres e-mail, aby upewnić się, że jest on dokładny i aktualny. Jeśli adres e-mail odbiorcy jest nieprawidłowy, wiadomość e-mail nie zostanie dostarczona. 

Następnie przejrzyj komunikat o błędzie, który został zwrócony wraz z niedostarczalną wiadomością e-mail. Komunikat o błędzie może dostarczyć wskazówek na temat przyczyny problemu, takich jak pełna skrzynka pocztowa lub filtr antyspamowy blokujący wiadomości e-mail. Jeśli problem dotyczy serwera poczty e-mail, należy rozważyć skontaktowanie się z dostawcą usług poczty e-mail w celu rozwiązania problemu. 

Ponadto należy upewnić się, że treść wiadomości e-mail i praktyki wysyłania są zgodne z przepisami dotyczącymi marketingu e-mailowego i najlepszymi praktykami. Aby Twoje zespoły marketingowe nie pytały: "Dlaczego e-maile wracają jako niedostarczone?", poniższe wskazówki pomogą utrzymać sprawy w ryzach.

1. Wyczyść swoje listy emailowe

Dla Utworzenie treści e-maila dbając o higienę list, należy je regularnie czyścić, aby zapobiec wpływowi niepotrzebnych zwrotów niedostarczonych wiadomości e-mail na wynik nadawcy. 

Niezależnie od tego, czy robisz to ręcznie, czy korzystasz z usługi czyszczenia listy lub oprogramowania, powinno to już być częścią Twojego harmonogramu marketingowego. Oprogramowanie takie jak nasze pomaga zawęzić wszystkie rodzaje problematycznych adresów e-mail i usunąć je jednym kliknięciem myszy.

2. Stosuj metody opt-in dla czystych adresów

Aby uniknąć błędnych lub fałszywych adresów e-mail dodawanych przez formularze zapisu, metody double opt-in zapewniają, że każdy dodany adres są poprawne w momencie składania wniosku.

3. Formatuj swoje wiadomości tak, aby były odporne na spam

Nie jest to jedna z najbardziej typowych kwestii technicznych, ale jeśli nie przepuszczasz wiadomości z kampanii przez program do sprawdzania spamu, tracisz pewną sztuczkę. Istnieją niezliczone frazy, terminy, techniki, praktyki i działania, które serwery postrzegają jako potencjalne wiadomości spamowe. 

Sformatowanie oryginalnej wiadomości tak, aby wyglądała jak zdrowa, godna zaufania wiadomość, wymaga nieco starannego przemyślenia i zastosowania.

4. Postępuj zgodnie z regularnym harmonogramem

Serwery pocztowe monitorują, ile wiadomości e-mail wysyłasz i kiedy je wysyłasz. Szukają właśnie takich nieregularnych harmonogramów, jakie stosują spamerzy. Jeśli chcesz uniknąć podniesienia flagi ostrzegawczej, buduj swoją listę mailingową w sposób ciągły i wysyłaj swoje kampanie zgodnie z regularnym harmonogramem. Dzięki temu będziesz wyglądał tak autentycznie, jak tego oczekują i ocenią Cię z czystym kontem.

Koniec z niedostarczonymi wiadomościami e-mail - z Bouncer

Szukasz niezawodnego sposobu na zwiększenie wskaźnika dostarczalności? Dzięki Bouncer za każdym razem trafisz do skrzynki odbiorczej. Po prostu przeprowadź swoje listy e-mailowe przez nasze narzędzie, a my natychmiast powiemy Ci, które e-maile są dobre, a które należy pożegnać. 

Zarejestruj się już dziś i obserwuj, jak Twoja dostarczalność wystrzeliwuje w górę!

Najczęściej zadawane pytania

Jak wiadomość e-mail może być niedostarczalna, jeśli mam prawidłowy adres?

Czy na pewno masz właściwe adresy? Większość identyfikatorów e-mail traci ważność po kilku miesiącach - ludzie odchodzą z pracy, zmieniają adresy e-mail, a życie toczy się swoim torem. Istnieje duża szansa, że Twój e-mail jest odrzucany, ponieważ adres już nie istnieje.

Czy niedostarczone wiadomości e-mail mogą w jakiś sposób zaszkodzić mojej firmie?

Tak, mogą one zaszkodzić reputacji nadawcy i mogą zostać zablokowane przez różnych dostawców poczty e-mail. Nawet jeśli nie wysyłasz spamerskich wiadomości e-mail, możesz zostać zablokowany w całej przyszłej komunikacji e-mail marketingowej, a naprawienie tego może zająć dużo czasu i pieniędzy.

Jaki jest najszybszy sposób na naprawienie problemów z dostarczalnością?

Weź wszystkie swoje listy mailingowe i przeprowadź je przez Bouncer. Otrzymasz szybki przegląd tego, które wiadomości e-mail należy usunąć na dobre. Po usunięciu nieprawidłowych adresów zobaczysz ogromny wzrost wszystkich wskaźników marketingu e-mailowego.