Jak napisać wiadomość e-mail w celu zaplanowania spotkania (+8 szablonów)

Wskazówka: przed wysłaniem e-maili z prośbą o spotkanie planowe do listy (zwłaszcza z zimnym emailingiem), będziesz chciał się upewnić, że wysyłasz go do właściwych ludzi. Dlatego sugerujemy sprawdzanie poprawności wiadomości e-mail z Bouncerem jako pierwszym.

#1 Pisz atrakcyjne linie tematyczne

Dobry temat powinien być kreatywny i angażujący, a jednocześnie dawać wskazówkę, czego dotyczy wiadomość e-mail z prośbą o spotkanie.

Na przykład, jeśli kontaktujesz się z kimś z zaproszeniem na spotkanie biznesowe, rozważ coś w stylu "Porozmawiajmy przy kawie." Lub, jeśli potrzebujesz bardziej angażującej linii tematu, spróbuj tego: "Gotowy na osobiste spotkanie?". Zaproszenie na spotkanie przez e-mail może być wyzwaniem, ale najskuteczniejsze e-maile z prośbą o spotkanie pokazują, że wszystko zaczyna się od tematu.
 

 
Krótkie, słodkie i trafiające w sedno linie tematyczne są zawsze najlepsze dla zapewnienia, że Twoja wiadomość dotrze do odbiorcy. Dodaj nie więcej niż 9 słów i 60 znaków dla najlepszych wskaźników otwarć i odpowiedzi. Tak więc, niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, napisz jasny i zwięzły temat, który zachęci czytelników do otwarcia wiadomości e-mail i, miejmy nadzieję, natychmiast rozwiąże ich ból.

#2 Używanie odpowiedniego powitania w zależności od sytuacji

Ważne jest, aby pamiętać, że pisząc wiadomość e-mail z prośbą o spotkanie, styl powinien pasować do sytuacji. Planowanie spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej nadaje ton faktycznemu spotkaniu.

Jeśli piszesz do przypadkowego współpracownika, jest to komunikacja wewnętrzna. Możesz zachować lekkość, używając żartobliwego, humorystycznego i swobodnego tonu. Jeśli natomiast wysyłasz wiadomość e-mail na spotkanie lub prośby do klientów lub osób z formalnego środowiska biznesowego, użyj języka, który pokazuje szacunek i profesjonalizm - nadaj wiadomości formalny charakter i pomiń konwersacyjny ton.
 

 
Oto wskazówka: Jeśli nie znasz odbiorcy osobiście, spróbuj dowiedzieć się o nim więcej. W dzisiejszych czasach prawie każdy jest na LinkedIn, więc wystarczy kilka sekund, aby je wyszukać i stworzyć bardziej skuteczne e-maile z prośbą o spotkanie.

Określ, kim są i jakie dokładnie stanowisko zajmują. Sprawdź nazwę firmy dwukrotnie, aby nie popełnić błędów ortograficznych - jest to kluczowe przy korzystaniu z szablonów wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie.

Pozdrawianie kogoś po imieniu pomoże Ci stworzyć bardziej osobiste połączenie od samego początku. Unikaj tytułów takich jak Sir lub Pani za wszelką cenę.

#3 Podaj, czego chcesz, i nie owijaj w bawełnę

Właściwe zdanie wprowadzające jest zwykle głównym punktem bólu podczas pisania e-maili z prośbą o spotkanie. Po tym nie chcesz marnować czasu czytelnika. Przejdź od razu do rzeczy i określ, o czym piszesz. Wyjaśnij w kilku zdaniach, dlaczego się kontaktujesz i jaka jest Twoja prośba o spotkanie.
 

 
Unikaj odciągania odbiorcy na bok - przejdź od razu do szczegółów spotkania. Określ temat spotkania (możesz nawet dołączyć agendę spotkania, aby odbiorca wiedział, ile czasu na nie przeznaczyć). Na przykład: "Piszę z prośbą o spotkanie we wtorek, 7 maja o godzinie 10:00 w celu omówienia nadchodzącej kampanii marketingowej. Oto agenda spotkania:...".

Pamiętaj również, aby określić, jaki rodzaj spotkania zamierzasz, np. szybki czat czy właściwe spotkanie online.

#4 Wyjaśnij, jaką wartość otrzyma odbiorca

W większości przypadków osobom umawiającym się na spotkania bardziej zależy na tym, aby do spotkania doszło. Dlatego musisz zachęcić swojego odbiorcę i wyjaśnić, dlaczego powinien poświęcić czas ze swojego dnia na spotkanie z Tobą.

Zastanów się, jakie korzyści odnieśliby, gdyby zgodzili się na spotkanie - czego mogliby się nauczyć? Jakie nadchodzące wyzwania możesz pomóc rozwiązać i umieścić w programie spotkania?

Można na przykład zaoferować:

• a bezpłatnie demonstracja wartościowego narzędzia
• pomoc w rozwiązaniu problemu dla tej osoby (np. maksymalizacja wydajności płatnych reklam)
• środowisko współpracy pozwalające na dzielenie się pomysłami
• burza mózgów w poszukiwaniu rozwiązań

Podkreślenie tych korzyści i oczekiwanego osiągnięcia celu w wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie pozwoli zmotywować ich do priorytetowego potraktowania zaplanowanego spotkania za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ważne jest również, aby nie pominąć żadnych szczegółów logistycznych spotkania. Kto będzie uczestniczył w spotkaniu? Jak długo ma trwać spotkanie? Podanie tych informacji z wyprzedzeniem daje im wszystkie informacje potrzebne do ustalenia, czy warto wziąć udział w krótkiej dyskusji.

#5 Oferowanie wielu godzin spotkań

Planując spotkanie, zaoferuj więcej niż jeden czas spotkania w wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie. Nie tylko daje to obu stronom możliwość znalezienia czasu spotkania, który odpowiada ich dostępności, ale także pokazuje elastyczność i szacunek dla drogich preferencji współpracownika.

Oto przykładowa wiadomość e-mail, która może wywołać pozytywną reakcję:

Weź również pod uwagę czas lokalny. Jeśli umawiasz się z kimś z innej części świata, upewnij się, że zna on strefy czasowe, w których umawiasz się na spotkanie.

Informowanie o strefach czasowych jest kluczową częścią pisania e-maili z prośbą o spotkanie. Jeśli nie możesz dowiedzieć się, że planujesz ważne spotkanie o 4 nad ranem, jak możesz rozwiązać ich bolączkę? Zaplanuj spotkania dla wygody wszystkich.

#6 Poproś o odpowiedź w celu potwierdzenia spotkania

Wyjaśnij z góry, czy potrzebujesz odpowiedzi na e-mail z prośbą o spotkanie, czy nie ("Będę wdzięczny za opinie na ten temat") i kiedy tego potrzebujesz. Nie bądź zbyt nachalny lub wymagający. Zamiast tego okazuj szacunek i uznanie dla czasu drugiej osoby.

Prośba o przesłanie potwierdzenia daje również możliwość podwójnego sprawdzenia daty, odpowiedniego czasu, harmonogramu spotkania i innych szczegółów, a także zatwierdzenia rezerwacji sali konferencyjnej (co jest kluczowe dla formalnego spotkania).

Oto wskazówka: Możesz również zautomatyzować ten proces i wysłać prośbę do kalendarza wraz z e-mailem z zaproszeniem na spotkanie. Dostępne są różne narzędzia, które można wykorzystać do tego celu. Wiele z nich, takich jak Kalendarz Google, ma wbudowaną tę funkcję. Pomaga to zaoszczędzić czas i ułatwia planowanie spotkań offline i online dla wszystkich zaangażowanych.

#7 W razie potrzeby skontaktuj się z kolejnym e-mailem w celu umówienia spotkania

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać do kogoś wiadomość e-mail z prośbą o spotkanie, po czym przez kilka następnych tygodni usłyszeć ciszę radiową? Chociaż nie jest to do końca profesjonalna komunikacja, Twoi odbiorcy prawdopodobnie otrzymują wszelkiego rodzaju e-maile z prośbą o spotkanie i mogą być zbyt zajęci, aby odpowiedzieć na Twój pierwszy e-mail.

Nie zawsze łatwo jest być na bieżąco z otrzymywaniem odpowiedzi na profesjonalne wiadomości e-mail. Aby upewnić się, że nie ma opóźnień w ustawieniu szybkiego spotkania, a wszystkie strony są na bieżąco, najlepiej jest przypomnieć o spotkaniu.

Skuteczność wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie jest nie do przecenienia - wskaźnik odpowiedzi może być nawet o 40% wyższy niż w przypadku początkowej wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie.

Skorzystaj z narzędzi do śledzenia wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się, czy wiadomość została przeczytana i czy nie podjęto żadnych działań. Jest to szczególnie pomocne dla osób, które wysyłają długie łańcuchy e-maili z prośbami o spotkanie i mają trudności ze śledzeniem wszystkich rozmów w celu zaplanowania spotkań.

Dobra wiadomość - podejmując inicjatywę wysłania wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie, nie zgubisz się w tłumie. Możesz powtórzyć kluczowe szczegóły, wysłać szczegółową agendę lub znaleźć idealny czas, który będzie odpowiedni dla odbiorcy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pisać maile biznesowe, sprawdź to: Przewodnik po e-mailach marketingowych B2B - co działa, a co nie.

#8 Dodanie linku do wybranego narzędzia do tworzenia harmonogramów

Znalezienie odpowiedniego czasu na spotkanie może być prawdziwym obowiązkiem. Twoi potencjalni klienci mają różne harmonogramy i kiedy prosisz o spotkanie przez e-mail, powinieneś dać im możliwość wyboru.

Istnieją różne narzędzia, które mogą pomóc w tworzeniu jeszcze lepszych wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie. Na przykład Calendly. 

Możesz użyć tego narzędzia, aby zaoferować potencjalnym klientom wszystkie dostępne godziny na spotkanie jeden na jeden. Otrzymują oni dostęp do kalendarza online i mogą wybrać czas, który im odpowiada, maksymalizując szanse na pozytywną reakcję i udane spotkanie.

Aplikacje takie jak Calendly łączą się z innymi popularnymi narzędziami do spotkań, takimi jak Google Meet i Zoom, dzięki czemu będziesz otrzymywać powiadomienia na swój adres e-mail o każdym nowym zarezerwowanym spotkaniu.

Szablon e-maila z prośbą o spotkanie biznesowe

Niezależnie od tego, czy piszesz idealną wiadomość e-mail z prośbą o spotkanie ze współpracownikami, potencjalnym klientem czy partnerami biznesowymi, możesz skorzystać z tych gotowych szablonów wiadomości e-mail.

Ps. Zachęcamy do dostosowania tych przykładowych wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie do własnych potrzeb i rodzaju prośby o spotkanie, którą chcesz wysłać.

Szablon wiadomości e-mail na spotkanie 1

Temat wiadomości e-mail: Porozmawiajmy

Droga [nazwa],

Zwracam się z prośbą o spotkanie w sprawie [temat] w dogodnym dla Ciebie czasie.

Jestem wolny na [data] na stronie [czas] lub [data] na stronie [czas]. Mogę stworzyć spotkanie poprzez [app]. Daj mi znać, czy któryś z tych terminów działa dla Ciebie.

Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz!

Pozdrawiam,

[Twoje imię]

Szablon wiadomości e-mail 2

Temat wiadomości e-mail: Współpraca // prośba o spotkanie

Droga [nazwa],

Jak już wcześniej rozmawialiśmy, jestem bardzo zainteresowany zbadaniem możliwości współpracy. Wierzę, że połączenie naszych sił i zasobów byłoby korzystne dla obu stron.

Oto agenda, którą miałem w głowie na nasze spotkanie:

1. Przegląd planów partnerstwa
2. Omówienie potencjalnych możliwości i wyzwań
3. Ustalenie kolejnych kroków

Proszę dać mi znać, czy to [data] oraz [czas] pracować dla ciebie. Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Najlepsze,

[Twoje imię]

Szablon wiadomości e-mail 3

Temat wiadomości e-mail: Porozmawiajmy o interesach

Witam [nazwa],

Jak wiesz, nasze firmy współpracują ze sobą już od jakiegoś czasu i uważam, że ważne jest, aby utrzymać otwarte linie komunikacji i zbadać sposoby, w jakie możemy wzmocnić nasze partnerstwo.

Mam kilka ekscytujących pomysłów, którymi chciałbym się z wami podzielić i uważam, że spotkanie twarzą w twarz byłoby najlepszym sposobem, aby omówić je bardziej szczegółowo.

 

Chciałbym zaproponować termin spotkania w dniu [data] na stronie [czas], [lokalizacja/link do spotkania]. Jeśli ta data nie jest dla Ciebie wygodna, proszę daj mi znać kilka innych dat, które będą dla Ciebie pracować.

Pozdrawiam,

[twoje imię]

Szablon e-mail 4

Temat wiadomości: Umówmy się na spotkanie

Witam [nazwa],

 

Jestem pewien, że jesteś zajęty, ale mam nadzieję, że uda nam się znaleźć czas na rozmowę w najbliższej przyszłości. Byłoby wspaniale nawiązać kontakt i porozmawiać [temat spotkania].

Czy byłbyś dostępny na spotkanie online lub osobiste? Daj mi znać, co będzie dla Ciebie najlepsze, a my ustalimy szczegóły.

Najlepsze,

[Twoje imię]

Szablon wiadomości e-mail 5

Temat: Chodźmy na kawę ☕

Droga [nazwa],

Mam nadzieję, że wszystko jest w porządku. Od dłuższego czasu chciałem się z Wami spotkać, drodzy koledzy, i pomyślałem, że będzie to świetna okazja. Myślałem o spotkaniu przy kawie, aby omówić nasze plany na przyszłość i jak możemy wzmocnić nasze partnerstwo.

Data: [data]

Czas: [czas]

Miejsce: [lokalizacja]

Czy to będzie działać dla twojego harmonogramu? Czekamy na wiadomość od Ciebie wkrótce.

Wszystkiego najlepszego,

[Twoje imię]

Nadchodzi Bouncer

Bouncer pomaga poprawić dostarczalność wiadomości e-mail poprzez weryfikację ważności każdego adresu, zmniejszając współczynnik odrzuceń i utrzymując reputację nadawcy. Nasze oszczędzające czas narzędzie zwiększa efektywność kampanii poprzez automatyzację procesu weryfikacji, dzięki czemu masz pewność, że Twoje zaproszenia na spotkania trafią do rzeczywiście zainteresowanych osób. W rezultacie, możesz skupić się na przygotowaniu idealnej prezentacji dla potencjalnych uczestników.
 

Jesteś gotowy do pracy

Już tylko kilka kliknięć dzieli Cię od wysłania wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić wszystkie szczegóły i umieścić krótki zarys spotkania, niezależnie od tego, czy planujesz spotkanie zespołu, czy wysyłasz formalną prośbę o spotkanie.

Jeśli zastosujesz się do wszystkich kroków opisanych w tym artykule, Twoje zaproszenia na spotkania będą bardzo profesjonalne. W końcu warto zacząć od wysokiej noty, nawet przed faktycznym rozpoczęciem spotkania. Jeśli oryginalna wiadomość jest dobrze napisana, wzbudza zaufanie do przyszłej współpracy.

Najczęściej zadawane pytania

Jak napisać maila, aby umówić się na spotkanie z szefem?

Wszystkie powyższe wskazówki mają zastosowanie, a nawet możesz zmienić niektóre z próbek e-maili, które wymieniliśmy powyżej, pisząc e-mail z prośbą o spotkanie. Jednak może lepiej poprosić szefa o spotkanie za pośrednictwem aplikacji do przesyłania wiadomości lub osobiście, a nie za pośrednictwem wiadomości e-mail, ponieważ może ona zgubić się w ich skrzynce odbiorczej.

Jak grzecznie poprosić o spotkanie?

W wiadomościach e-mail z prośbą o spotkanie używaj zwrotów takich jak "Czy mogę prosić o przysługę", "Czy mógłbyś wyświadczyć mi przysługę", "Czy mógłbym ci przeszkodzić przez chwilę" itp. Zwykłe zaproszenie na spotkanie nie zadziała, jeśli kontaktujesz się z ważnymi interesariuszami. Ten rodzaj wiadomości e-mail może być postrzegany jako obskurny, więc zachowaj styl komunikacji 

Ile próśb o spotkanie to dobra liczba do wysłania?

To zależy od. relacja z daną osobą przed zaplanowaniem spotkania. Niemniej jednak, powinieneś ograniczyć liczbę próśb o spotkanie wysyłanych pocztą elektroniczną do maksymalnie kilku. Podczas wysyłania zimnych e-maili, mniej znaczy lepiej. Lepiej jest wysłać jedną idealną wiadomość e-mail niż kilka przeciętnych.