Semua yang perlu Anda ketahui tentang menggunakan pemeriksa email

Perangkat lunak verifikasi email adalah alat penting bagi setiap pemasar. Oke, ada berbagai metode yang bisa Anda gunakan untuk mencoba memeriksa bahwa alamat email yang Anda kumpulkan adalah valid, dengan orang sungguhan yang menerima pesan dan kampanye Anda. Namun, tindakan manual tidak selalu yang paling dapat diandalkan dan sangat memakan waktu.

Menggunakan pemeriksa email yang memiliki reputasi baik memastikan bahwa kampanye Anda akan masuk ke kotak masuk yang valid, melindungi pesan Anda dari soft dan hard bounces, memaksimalkan skor keterkiriman email Anda, dan mencegah domain Anda masuk daftar hitam. Dalam hal keterkiriman email, menginvestasikan waktu dan upaya untuk membersihkan dan memelihara basis data kontak Anda, serta melakukan segmentasi dan melibatkan audiens Anda, adalah kunci untuk mencapai ROI yang lebih baik.

Jika alasan-alasan tersebut tidak cukup untuk meyakinkan Anda, maka baca terus, dan kami akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang penggunaan email checker dan betapa berharganya mereka bagi pemasar email di setiap level.

Apa itu verifikasi email?

Pemeriksa email, validator, verifikator, atau apa pun nama lain yang mungkin mereka gunakan dirancang untuk memindai daftar email pemasaran Anda untuk memastikan bahwa semua data Anda adalah valid dan alamat yang dituju kampanye Anda ada dan mampu menerima pesan Anda.

Pemeriksa email akan verifikasi email alamat untuk spam, akun email yang tidak ada, alamat email sementara, email palsu, alamat yang salah ketik, dan banyak lagi. Layanan ini memeriksa validitas alamat email dengan menghubungkan ke server email dan memeriksa catatan MX. Ini membantu mengidentifikasi alamat yang tidak valid, seperti alamat email sekali pakai, yang dapat menyebabkan keluhan spam yang tinggi dan merusak reputasi pengirim dan upaya pemasaran email Anda. Kita akan membahas semua jenis alamat email yang salah nanti, dan mengapa, jika tidak terdeteksi, alamat email tersebut sangat merusak kampanye email marketing Anda.

Sebagian besar sistem verifikasi email beroperasi sebagai layanan online, sering kali dengan alat bantu desktop yang terintegrasi dengan tumpukan pemasaran Anda untuk membuat pengoperasiannya lebih lancar dan lebih mudah diakses.

Dengan memanfaatkan layanan online dengan server email khusus untuk menjalankan prosesnya, Anda melindungi alamat IP perusahaan Anda-elemen penting lainnya dalam menjaga domain Anda tetap aman dan jauh dari daftar hitam apa pun.

Mengapa Anda memerlukan verifikasi email?

Jawaban atas pertanyaan ini adalah tentang pengiriman email.

Pemasar email memahami bahwa memiliki pesan kampanye terbaik di dunia tidak akan memberikan hasil dan penjualan yang mereka butuhkan jika pesan tersebut tidak mendarat dengan aman di kotak masuk penerima mereka. Untuk memastikan bahwa email mereka sampai ke tempat yang seharusnya, ada beberapa faktor yang diperiksa oleh setiap penyedia layanan email untuk melindungi pengguna dan server email mereka dari penyalahgunaan dan layanan berkualitas rendah.

Biasanya, langkah-langkah tersebut termasuk membuat pesan dengan konten yang memiliki nilai yang benar bagi penerimanya, tidak bersifat spam, berkualitas rendah, atau ilegal, berasal dari domain dan alamat IP yang memiliki reputasi baik, dan dikirim ke alamat email yang valid dan terkini. Ualat validasi email meningkatkan kemampuan Anda dalamata kualitas, dan membantu memastikan bahwa alamat email valid dan domain diterima.

Alat verifikasi email yang baik akan memeriksa alamat email yang sebenarnya, serta domain, untuk memastikan bahwa informasi pelanggan akurat. Proses ini juga penting untuk tim penjualan dan pengayaan data.
Mengirim kampanye Anda ke daftar yang berisi alamat email palsu, salah ketik, salah ketik, kedaluwarsa, atau tidak ada akan merusak reputasi domain dan keterkiriman email Anda.

Keterkiriman email adalah aspek penting dari pemasaran email, karena secara langsung berdampak pada ROI kampanye Anda. Sejumlah besar email yang dikirim ke kotak surat yang tidak diterima dapat menyebabkan rendahnya tingkat keterbukaan dan berkurangnya keterlibatan dengan audiens Anda. Salah satu cara untuk meningkatkan keterkiriman adalah dengan membersihkan dan memperbarui basis data kontak Anda secara teratur, serta menyegmentasikan audiens Anda secara efektif.

Keterkiriman email sangat bergantung pada reputasi pengirim

Reputasi pengirim email setiap bisnis bergantung pada informasi dari penyedia email dan penilaian mereka tentang alamat IP atau nama domain email Anda.

Mereka memantau atribut seperti tingkat pentalan, penyaringan spam, kurangnya keterlibatan, dan lebih banyak lagi, dan dari temuan tersebut, Anda diberi skor pengirim untuk domain Anda.

Jika skor pengirim Anda turun terlalu rendah, penyedia layanan email yang sama akan menghukum Anda, dengan pesan yang lebih mungkin diblokir atau dikirim langsung ke folder spam alih-alih kotak masuk. Sungguh tragis melihat email bisnis yang sah berakhir di folder spam atau diblokir karena pemasar mereka gagal membersihkan daftar email mereka.

Bagaimana cara kerja verifikasi email?

Setiap alat verifikasi email beroperasi dengan caranya sendiri-sendiri, tetapi mayoritas mengikuti jenis proses yang sama dengan melakukan pemindaian berikut ini.

Memeriksa sintaks yang benar

Sintaksis setiap alamat email mengikuti format yang bisa dikonfirmasi oleh pemeriksa Anda.

Ini memiliki bagian lokal, nama pengguna atau judul catch-all, simbol at (@), dan nama domain dengan ekstensinya, masing-masing dipisahkan oleh simbol titik (.):

[email protected]

[email protected]

Selain menemukan kesalahan apa pun dalam format standar, alamat yang valid...

• Hanya boleh memiliki 64 karakter di bagian lokal (nama pengguna)
• Gunakan pilihan karakter khusus tertentu, tetapi tidak di awal atau akhir nama pengguna mereka dan tidak dalam nama domain (selain dari aksen akut dan tanda hubung).

Memeriksa nama domain yang valid

Pemeriksaan domain mencari bisnis dan situs web yang sudah tidak ada lagi dan domain dieja dengan benar. Situs web secara teratur ditutup, bisnis gagal, dan domain kedaluwarsa; jika hal tersebut terjadi karena alasan apa pun, domain akan menghilang bersama domain tersebut dan alamat email apa pun yang terkait dengannya.

Memeriksa alamat email yang bisa ditangkap

Opsi email catch-all dirancang untuk mengirimkan email apa pun yang dikirim ke domain di mana nama pengguna tertentu tidak ada. Jadi, misalnya, jika Anda mengirim email ke [email protected] dan tidak ada alamat seperti itu, pesan akan dikirim ke kotak masuk alternatif di mana bisnis dapat memeriksanya untuk melihat apakah itu sesuatu yang mereka butuhkan atau ingin ditanggapi.

Jadi, apa masalahnya dengan itu? Kembali ke keterkiriman email, penyedia layanan email melihat bahwa email tersebut tidak ditujukan pada orang yang dapat diidentifikasi dan ditandai sebagai kemungkinan spam atau penjangkauan yang tidak diminta. Untuk melindungi reputasi dan skor pengirim Anda, pemeriksa email Anda menyoroti semua alamat yang mudah ditangkap dan menandainya sebagai berisiko.

Memeriksa catatan MX dari setiap server email

Pemeriksaan lainnya adalah memastikan alamat email memiliki entri pertukaran surat yang sesuai (MX record) yang menyatakan bahwa alamat tersebut asli dan terdaftar ke nama domain yang dihosting. Catatan MX server email tersedia secara online, dan memverifikasinya mencakup serangkaian pemeriksaan teknis dan validasi yang memastikan setiap alamat valid.

Mengirimkan ping alamat email

Pemeriksa email Anda mengirimkan apa yang disebut ping ke alamat email untuk mengonfirmasi bahwa alamat email tersebut mampu menerima pesan. Jika ping dikirim dan mendapat respons, ini menunjukkan bahwa penerima yang dituju memiliki alamat dan kotak masuk yang siap dan menunggu pesan, aktif, dan dianggap aman untuk dikirim.

Pemeriksaan daftar hitam

Jika sebuah alamat email terus menerus mendapat nilai buruk, alamat email tersebut akan masuk dalam daftar hitam oleh penyedia layanan. Alamat-alamat ini biasanya dikaitkan dengan alamat spam, bot, pengadu yang dikenal, email penipuan, perangkap spamdan banyak lagi. Mengirim ke alamat yang masuk daftar hitam akan memengaruhi rasio pentalan Anda dan memengaruhi skor pengirim Anda.

Alasan mengapa verifikasi email sangat penting

1. Menjaga daftar email Anda tetap bersih, sehat, dan terkini

Menghapus alamat email yang tidak aktif, palsu, dan tidak digunakan akan membuat daftar Anda tetap penuh dengan pengikut yang terlibat dan reputasi pengirim tetap tinggi. EVerifikasi email adalah langkah penting untuk menjaga kualitas dan efektivitas kampanye email Anda. Semakin bersih daftar Anda dan semakin tinggi skor pengirim Anda, semakin besar peluang Anda untuk mendapatkan semua kampanye Anda terkirim dan mengkonversi ke penjualan dan keterlibatan yang Anda butuhkan dari mereka.

2. Kurangi bounces dan turunkan bounce rate email Anda

Ada dua jenis tingkat pantulan: pantulan keras dan pantulan lunak.

A pantulan keras adalah email yang tidak akan pernah terkirim, misalnya, ke kotak surat yang tidak ada atau alamat palsu.

Pantulan lembut adalah pesan yang dikirim ke alamat yang dapat dikirim tetapi gagal mendarat pada kesempatan itu. Upaya lebih lanjut mungkin atau mungkin tidak mendarat di kotak masuk target mereka, tetapi bagaimanapun juga, terlalu banyak pantulan lunak memengaruhi keterkiriman email dan reputasi pengirim.

3. Meningkatkan keterkiriman email

Reputasi email yang kuat memastikan tingkat keterkiriman tertinggi, memastikan pesan mencapai kotak masuk yang Anda butuhkan.

4. Meningkatkan profil dan reputasi merek

Dengan konten berharga yang menjangkau penerima yang Anda tuju, Anda membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat. Keyakinan dan kepercayaan merek memainkan peran besar dalam konversi, menunjukkan betapa pentingnya reputasi.

5. Meningkatkan konversi

Pemasaran email masih menjadi salah satu metode pemasaran terkemuka. ROI dari metode ini adalah salah satu metode terkemuka

6. Menjaga reputasi pengirim Anda

Setiap kali Anda memverifikasi keberadaan alamat email, Anda melindungi reputasi pengirim Anda. Berbagai tingkat keberhasilan dan kegagalan yang terkait dengan keterkiriman email bukanlah sesuatu yang bisa dianggap enteng. Jika Anda mengirim email tanpa memeriksa data Anda sebersih mungkin, Anda sedang menuju masalah.

Melindungi reputasi pengirim Anda itu mudah; memverifikasi alamat email di seluruh daftar Anda hanya membutuhkan sedikit usaha, memastikan peluang terbaik Anda untuk pengiriman, penjualan, dan ROI.

Ada berapa jenis alat verifikasi email?

Tergantung pada di mana Anda berada dalam proses Anda, Anda akan membutuhkan hal-hal yang berbeda dari pemeriksa email Anda.

Verifikator email massal

Memeriksa ribuan alamat email secara manual adalah hal yang mustahil, dan jika bukan mustahil, akan sangat memakan waktu. Pada saat Anda memeriksa semua alamat email tersebut, kampanye Anda sudah ketinggalan zaman.

Mengunggah daftar email langsung ke alat verifikasi email dirancang untuk menghemat waktu dan tenaga. Setelah menjalankan semua pemeriksaannya, perangkat lunak ini memberi tahu Anda email mana yang valid, tidak valid, atau berisiko, membersihkan daftar email Anda dan melindungi server email Anda.

Verifikator email massal sangat ideal untuk memeriksa daftar baru dan lama di mana status setiap alamat email tidak diketahui atau mungkin sudah kedaluwarsa-dengan cepat dan efisien.

Verifikator email waktu nyata

Pemeriksa email real-time dapat mengkualifikasikan alamat-alamat Anda pada saat pengumpulan atau satu per satu bila diperlukan. Atau, Anda mungkin perlu memeriksa dengan cepat apakah ada alamat email yang baru saja Anda terima sebagai prospek yang mungkin, atau apakah alamat tersebut perlu ditambahkan ke daftar email Anda yang berisi alamat yang tidak valid.

Memeriksa email pada saat pengumpulannya memastikan bahwa data yang Anda gunakan memiliki kualitas yang cukup tinggi sejak awal. Menambahkan pemeriksa email ke formulir pengumpulan data akan membuat email baru memenuhi syarat saat ditambahkan ke daftar Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa siapa pun yang mengisi formulir Anda tidak membuat kesalahan atau salah ketik dalam mengisi bidang formulir yang relevan.

Verifikasi email otomatis

Seperti yang telah dibahas, email bisnis jarang sekali bertahan selamanya, banyak yang memiliki masa simpan yang sangat singkat. Menggunakan alat verifikasi email yang mengotomatiskan pemindaian daftar Anda secara teratur akan membantu Anda untuk tetap mengetahui alamat-alamat yang telah dibatalkan dan sudah tidak ada. Verifikator email dapat memeriksa catatan MX, memeriksa domain, dan memvalidasi email yang masuk untuk memastikan bahwa alamat email tersebut valid

Pemasar yang cerdas akan memeriksa daftar mereka sebelum setiap pengiriman kampanye untuk memastikan hasil terbaik, tetapi sistem verifikasi email otomatis dapat mengingatkan Anda untuk melakukan pemeriksaan tersebut atau secara otomatis melakukan tindakan untuk Anda.

Kapan bisnis perlu memverifikasi alamat email?

1. Ketika mereka baru mengenal pemasaran

Tergantung pada ukuran operasi Anda, satu anggota tim mungkin bertanggung jawab atas berbagai peran dan aktivitas. Ada banyak hal yang harus dipelajari tentang pemasaran dan penjualan, dan email masih merupakan salah satu yang terbaik dan paling hemat biaya. Verifikasi email sangat penting dalam memastikan bahwa ROI tetap tinggi dan alamat email mencapai penerima yang dituju.

2. Pastikan daftar pelanggan baru yang rendah bersih

Mengklasifikasikan daftar pemasaran ke dalam status dan pengelompokan yang sesuai sangat penting untuk memastikan Anda mengirim pesan yang paling efektif ke masing-masing daftar. Membangun daftar baru membutuhkan perhatian, betapapun kecilnya, jadi penting untuk memverifikasi alamat email di semua tahap.

3. Melaksanakan kebersihan daftar penting

Kebersihan daftar harus menjadi hal yang paling penting bagi pemasar email. Memastikan verifikasi email dilakukan sebelum setiap pengiriman dan secara berkala sepanjang tahun harus menjadi bagian dari proses Anda. Hal ini dapat membantu Anda menghindari pengiriman email ke alamat email yang tidak valid atau alamat sekali pakai, yang dapat menyebabkan tingkat bounce rate yang lebih tinggi dan pada akhirnya merusak reputasi pengirim. Cukup unggah daftar Anda dan periksa data email yang buruk untuk mempertahankan performa daftar yang optimal.

4. Kualifikasi prospek untuk departemen penjualan Anda

Prospek baru, dan kumpulan prospek seperti itu, merupakan akuisisi yang menarik bagi pemasaran untuk dikirimkan ke penjualan. Namun, di mana pun mereka masuk ke dalam saluran pemasaran atau penjualan Anda, Anda harus memverifikasi alamat email sebelum menambahkannya ke dalam daftar atau mengirimkannya ke tim penjualan Anda. Jika sebuah alamat tidak diatur dengan benar untuk menerima email, maka tidak ada gunanya bagi siapa pun.

5. Untuk memeriksa kampanye yang sedang berlangsung akan memberikan

Kami tidak bisa menekankan betapa terlalu banyak email buruk dalam daftar akan menyeret reputasi dan skor pengirim Anda ke bawah. Setiap tanda hitam terhadap server email, domain, atau MX record Anda, dapat menghambat kinerja. Anda mungkin berpikir bahwa sedikit penurunan skor pengirim Anda tidak terlalu signifikan, tetapi hal ini dapat mengurangi keberhasilan pengiriman kampanye, sehingga memengaruhi penjualan, ROI, dan keuntungan Anda. Di mana setiap bagian dari pengeluaran pemasaran Anda sangat berarti, sangat penting untuk memastikan setiap alamat email valid.

Alamat tidak valid seperti apa yang dideteksi oleh verifikasi email?

Semua jenis alamat email dapat merusak reputasi pengirim Anda dan menurunkan skor pengirim Anda; berikut ini adalah yang paling lazim dan termasuk dalam pemindaian verifikasi email Anda.

Alamat email palsu

Mengapa orang membuat alamat email palsu? Katakanlah pengguna menginginkan akses ke unduhan gratis atau beberapa metode lain dari konten yang diberi gerbang. Dalam kasus ini, cukup standar bagi penyedia untuk menukar konten mereka dengan alamat email yang dapat mereka tambahkan ke daftar pemasaran mereka. Namun, mereka hanya menginginkan konten, white paper, freebie, kode diskon, atau apa pun yang bisa diperebutkan tanpa menambahkan email mereka ke daftar pemasaran. Cara termudah adalah dengan membuat alamat email palsu dan menggunakannya di bidang formulir yang relevan.

Tanpa proses verifikasi email yang tepat untuk memeriksa bahwa setiap alamat email valid pada titik pengumpulan data, pengguna mendapatkan akses ke apa yang mereka inginkan tanpa ditambahkan ke daftar lagi.

Alamat email sekali pakai

Alamat email sementara atau sekali pakai sering digunakan ketika alamat email palsu tidak memberikan akses ke konten yang telah diberi gerbang tersebut. Alamat-alamat ini memiliki masa simpan yang sangat terbatas-hanya cukup lama untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan. Setelah konten, kode penawaran, atau freebie diperoleh, alamat email akan menghilang, yang selanjutnya mengacaukan milis Anda dengan email yang tidak valid. Memastikan Anda memverifikasi email sebelum pengiriman akan menghindarkan Anda dari pengiriman ke alamat email sekali pakai atau sementara.

Perangkap spam

Alamat email jebakan spam digunakan untuk melacak pemasar yang telah membuat daftar pemasaran melalui cara yang tidak benar dan juga untuk menangkap pengirim spam yang sedang beraksi. ISP dan organisasi anti-spam melacak alamat-alamat ini untuk mengidentifikasi bisnis yang tidak memeriksa validitas prospek dan penerima mereka, sehingga memengaruhi reputasi pengirimnya. Hindari mengirim email ke perangkap spam dan email yang buruk dengan memverifikasi alamat email secara teratur di seluruh daftar email Anda.

Alamat yang bisa ditangkap

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, alamat email catch-all tidak terkait dengan milik pengguna tertentu dan dianggap sebagai spam atau tidak memenuhi syarat. Pemeriksa email akan mengungkapkan semua alamat seperti itu yang perlu Anda hindari untuk mengirim email.

Alamat berbasis peran

Alamat email berbasis peran, sekali lagi, tidak terkait dengan pengguna tertentu, sehingga dianggap sebagai praktik yang buruk untuk dipasarkan. Email yang dikirim ke alamat sales@, info@, support@, dan banyak lagi, semuanya dikirimkan ke kotak masuk email bersama dan bukan ke penerima tertentu. Ini adalah praktik tanda hitam lain yang memengaruhi reputasi pengirim Anda.

Pengadu yang dikenal

Setiap kali penerima menekan tombol spam di klien email mereka, hal ini memicu respons dari penyedia layanan. Pengguna yang secara teratur membuang kampanye email yang valid ke dalam spam mereka alih-alih berhenti berlangganan akan ditandai oleh penyedia layanan. Mengingat bahwa keluhan yang berlebihan memengaruhi reputasi pengirim Anda, pemeriksa email berkualitas akan memindai alamat terkait dan menandainya sebagai penerima yang berisiko sehingga Anda dapat melindungi diri Anda dari perilaku mereka.

Alamat email yang tidak aktif

Pengguna mengubah alamat email setiap saat. Mereka pindah pekerjaan dan penyedia layanan, berganti peran, dan banyak lagi. Akibatnya, apa yang dulunya merupakan prospek pemasaran yang sehat dan berharga bisa hilang dalam beberapa bulan setelah ditambahkan ke daftar apa pun.

Jenis lain dari ketidakaktifan terdaftar adalah ketika pengguna terus menghapus pesan pemasaran Anda tanpa membukanya. Tingkat keterlibatan yang rendah, sekali lagi, memengaruhi skor pengirim, jadi membersihkan jenis alamat email yang tidak aktif ini harus menjadi bagian penting lainnya dari kebersihan daftar Anda.

Dalam situasi yang sama, pengguna mungkin membuat akun dengan layanan email gratis dengan tujuan tunggal menggunakannya untuk mengakses penawaran khusus dan artikel situs web yang terjaga keamanannya. Meskipun alamat email gratis itu cukup valid, kecil kemungkinan pengguna akan memeriksanya, mengingat tujuan penggunaannya. Seperti yang Anda lihat, memverifikasi alamat email saja tidak cukup, tetapi juga memeriksa seberapa aktif alamat email tersebut.

FAQ verifikasi email

Dapatkah saya menautkan pemeriksa email saya ke platform pemasaran dan perangkat lunak pengiriman email saya?

Alat verifikasi email berkualitas baik akan terintegrasi dengan tumpukan pemasaran Anda. Baik dengan API atau opsi lain, Anda harus dapat menjalankan pemeriksaan dalam aplikasi untuk memverifikasi alamat email.

Apakah menggunakan pemeriksa email gratis merupakan ide yang bagus?

Mendapatkan layanan email gratis yang berharga kedengarannya seperti ide bagus. Namun, pemeriksa email gratis cenderung terbatas dalam hal yang mereka sediakan. Beberapa hanya memeriksa melalui penyedia akun gratis utama (Google, Yahoo, Hotmail, dll.) dengan pemeriksaan SMTP sederhana. Sayangnya, jenis pemeriksaan ini menolak beberapa alamat yang valid dan menyetujui alamat yang tidak valid.

Jika Anda bukan pengguna berat, beberapa penyedia terpercaya menawarkan akun dasar atau uji coba, menawarkan kredit untuk 100 pemeriksaan alamat email gratis. Jika Anda perlu memeriksa lebih banyak email, upgrade dari layanan email gratis ke akun berbayar itu mudah.

Dapatkah saya memeriksa apakah alamat email ada dalam daftar yang berbeda?

Verifikator email yang memiliki reputasi baik akan memeriksa duplikat dalam daftar, dan jika Anda mengelola beberapa daftar, Anda harus diberi tahu tentang alamat email duplikat di seluruh akun Anda.

Apakah Anda harus memiliki pengalaman teknis untuk menggunakan verifier email?

Tidak sama sekali. Sekali lagi, verifikator email berkualitas baik akan mudah dioperasikan, dan untuk hal-hal yang tidak Anda yakini, akan ada panduan praktis dan panduan pengguna. Perangkat lunak ini akan melakukan semua pemeriksaan teknis, sehingga Anda bisa berkonsentrasi pada pemasaran ke daftar sehat Anda dan melacak lebih banyak email dari prospek terbaik Anda.

Apa yang terjadi ketika saya mendapatkan hasil pemindaian verifikasi email saya?

Tergantung pada cara kerja pemeriksa email Anda, Anda akan dapat mengunduh hasil pemindaian Anda; kemudian, tergantung pada alat manajemen daftar Anda, Anda dapat menghapus, mengkarantina, atau memfilter alamat email yang bermasalah dari daftar pengirim Anda.

Seberapa akuratkah alat verifikasi email?

Bouncer memiliki akurasi lebih dari 99.5%. Kami tidak akan melakukan pekerjaan kami jika kami tidak seakurat mungkin.